Top.Mail.Ru

Об отражении в СЭД резолюций руководителя и хранении документов с ними

Вопрос
В организации внедрен электронный документооборот, все поступающие и исходящие документы прикрепляются к карточке документа. Руководителю распечатываются сопроводительные письма и проекты резолюций, и, возможно, на карточке он собственноручно проставляет резолюцию. Нужно ли хранить документы в бумажном виде? Или его резолюцию можно сканировать в карточку документа? На мой взгляд, хранить такие документы не нужно, но как быстро уничтожать (раз в месяц или сразу после обработки документа)? Хотелось бы узнать мнение профессионалов.
Отвечает

Во-первых, несанкционированное уничтожение документов до истечения нормативно установленных сроков их хранения запрещено. Основные сроки хранения документов по общим функциям управления закрепляются в настоящее время Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В соответствии с требованиями данного перечня переписка имеет в основном 5-летний срок хранения (в зависимости от вопроса). Если вы получаете и отправляете письма в бумажной форме, то они должны храниться в делах вашей организации 5 лет или более, причем сформированными в комплекс (дело) по принципу: вопрос / запрос + ответ на него в зависимости от определенной категории корреспондентов / адресатов.

Во-вторых, современная полнофункциональная СЭД должна быть настроена как инструмент рациональной организации работы с документами. Очевидно, в ней необходимы настройки, которые поддерживали бы современную технологию делопроизводства в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (далее – Правила делопроизводства):

  • поступающие документы перед регистрацией и прикреплением скан-образа к «входной» форме (карточке) должны пройти предварительное рассмотрение в службе делопроизводства. На основании Классификатора направлений и участков деятельности, утвержденного приказом первого руководителя, выделяются документопотоки, направляемые руководству (первому лицу и каждому из заместителей) или руководителям и исполнителям в структурные подразделения;
  • в день предварительного рассмотрения руководитель может проставлять резолюцию на полученном в бумажной форме документе (а не в распечатанной карточке);
  • после резолюции руководителя документ может регистрироваться службой делопроизводства в СЭД, сканироваться и направляться исполнителям (задействуя механизм уведомлений и сообщений в соответствии с правами доступа);
  • в службе делопроизводства остаются на хранении в течение установленных сроков оригиналы полученных документов, а исполнители работают с электронными скан-копиями, помещенными во «входную» форму (карточку) СЭД (п. 18 Правил делопроизводства).

А если руководитель умеет работать в СЭД, то выполнение операций регистрации и проставления резолюции можно организовать более правильно. После предварительного рассмотрения служба делопроизводства сначала регистрирует полученный документ в СЭД и к карточке прикрепляет скан-копию. Руководитель проставляет резолюцию сразу в СЭД (во «входной» форме (карточке) выделяются для этого поля и настраиваются классификаторы).

То есть, судя по вопросу читателя, в организации работы с поступающими документами и в СЭД требуются соответствующие настройки, которые позволят избежать лишних этапов отдельного сканирования резолюции и распечатки скан-копий уже зарегистрированных документов.

В-третьих, отправляемые документы должны создаваться на основе утвержденных и настроенных в СЭД электронных шаблонов. Если требуется отправить письмо в бумажной форме, то оно распечатывается по форме бланка письма, подписывается уполномоченным должностным лицом, регистрируется и отправляется. А электронный проект в СЭД удостоверяется как электронная копия отправленного документа, и изготовление бумажной копии в таком случае не требуется. Служба делопроизводства может применять для удостоверения электронного проекта, который должен быть переведен в статус электронной копии отправленного документа, простую электронную подпись, поддерживаемую СЭД.

Рекомендуем соблюдать сроки хранения документов, а для реализации рациональной технологии делопроизводства сделать в СЭД необходимые настройки.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.