Если заявления об оформлении новой трудовой книжки входят в состав личных дел работников и написаны до 2003 года, они должны храниться не менее 75 лет со дня написания, а написанные позже – не менее 50 лет со дня написания. Если же такие заявления не включены в личные дела работников, срок их хранения – 5 лет.
Согласно ч. 5 ст. 65 ТК РФ в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
Сроки хранения кадровой документации и иных документов, связанных с трудовыми отношениями, установлены Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ) и приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее – Приказ № 558).
В соответствии со ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ документы по личному составу, созданные до 2003 года, хранятся в организациях не менее 75 лет со дня создания, а созданные начиная с 2003 года – не менее 50 лет со дня создания. Согласно п. 3 ст. 3 указанного закона документами по личному составу являются архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Как показывает судебная практика, к таковым относятся: приказы по личному составу, личные дела, лицевые счета, личные карточки, трудовые договоры, должностные инструкции, списки работников (см., например, постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 12.03.2012 № 14АП-8771/11).
Отметим, что в соответствии с Приказом № 558 документы, которые формально подпадают под определение документов по личному составу, имеют разные сроки хранения: от 1 года до 75 лет. Росархив в письме от 08.08.2016 № 7/1742-Н разъяснил особенности применения указанного приказа в связи с дополнением Закона № 125-ФЗ ст. 22.1. Так, все документы по личному составу, созданные после 2003 года, в отношении которых Приказом № 558 установлен срок хранения 75 лет, должны храниться в организации 50 лет (в частности, такой срок хранения предусмотрен и для невостребованных работниками трудовых книжек). При этом в письме указано, что документы по личному составу (трудовые договоры, личные дела, приказы о приеме, переводах и увольнении сотрудников, отпусках, командировках, поощрениях, дисциплинарных взысканиях, графики отпусков и др.) имеют разные сроки хранения в соответствии с Перечнем. Такая формулировка позволяет предположить, что, по мнению ведомства, срок хранения тех документов по личному составу, для которых он согласно Приказу № 558 составлял менее 75 лет, остается неизменным.
Перечень документов, утвержденный Приказом № 558, не устанавливает сроков хранения именно таких документов, как заявления об оформлении новой трудовой книжки. Однако в соответствии с п. 656 Перечня заявления, входящие в состав личного дела работника, хранятся 75 лет, а заявления, не вошедшие в личное дело, – 5 лет (п. 665 Перечня).
Поэтому, на наш взгляд, если в приведенной ситуации заявления об оформлении новой трудовой книжки входят в состав личного дела работника и написаны до 2003 года, они должны храниться не менее 75 лет со дня написания, а написанные начиная с 2003 года – не менее 50 лет со дня написания. Если же такие заявления не входят в личное дело работника, срок их хранения – 5 лет.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Нужно ли заключать дополнительное соглашение к трудовому договору при изменении паспортных данных работника и места регистрации?
Ведущий экономист ушла в декретный отпуск. Можно ли на время ее отсутствия временно ввести должность экономиста и временно перевести на нее другого сотрудника? Будет ли это являться исполнением обязанностей отсутствующего сотрудника?
В должностной инструкции начальника экологической лаборатории, который непосредственно подчиняется главному инженеру, а функционально – начальнику службы инженерных изысканий, имеется пункт «Выполнять приказы, распоряжения и указания генерального директора, его заместителей, главного инженера Общества и начальника службы инженерных изысканий» (данный пункт включается абсолютно во все должностные инструкции работников). Начальник лаборатории утверждает, что это ставит под сомнение беспристрастность лаборатории как обособленного подразделения. Как можете прокомментировать данное утверждение?
Сотрудница вышла замуж и сменила фамилию. Требуется ли получение от нее нового согласия на обработку персональных данных?
Сотрудник идет в ежегодный очередной оплачиваемый отпуск в середине месяца (с 19-го числа). Должна ли организация выплачивать вместе с отпускными заработную плату за отработанные в этом месяце дни?
Работник трудится по основному месту работы на 0,5 ставки. Может ли этот работник быть принят по внешнему совместительству в другую организацию на 0,75 ставки, или он может быть принят по внешнему совместительству не более чем на 0,5 ставки?
В соответствии с ч. 1 ст. 193 ТК РФ до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не представлено, то составляется соответствующий акт. Какие дни следует понимать под двумя «рабочими днями» (рабочие дни по графику работы конкретного работника («сутки через трое») либо рабочие дни по графику работы при пятидневной рабочей неделе с двумя выходными)? С какого дня начинает течь срок представления письменных объяснений? В какой день можно составить акт об отказе от дачи объяснительной, если работник отказался дать объяснение либо его не представил, – в день, следующий за вторым рабочим днем работника, при этом не важно, является ли для работника этот день рабочим или выходным, или в третий рабочий день работника по его рабочему графику?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
можно в любом отделении почты:
