• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» февраль 2018

Можно ли использовать сокращение наименования должности в штампах? Например, при заверении какого-либо документа вместо «Заместитель начальника Петров И.И.» использовать «Зам. начальника Петров И.И.»?

  • 0 комментариев
  • 1674 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ


Наименование должности указывается в печатях должностных лиц, наделенных государственными полномочиями, например, нотариусов и судей, а также используется в именных печатях врачей, но исключительно на основании нормативных правовых актов.

В управленческой деятельности и по правилам делопроизводства организации могут применять только бланки должностных лиц.

В вопросе, конечно же, имеется в виду штамп с обозначением наименования должности и расшифровки подписи:

  • его наличие должно быть подтверждено в Положении о печатях и штампах, применяемых в соответствующей организации,
  • а конкретное наименование должности и расшифровка подписи (реквизиты штампа), дата начала применения штампа устанавливаются приказом руководителя организации.

Если речь идет о применении штампа при оформлении постоянных частей (атрибутов) реквизитов управленческих документов, то рекомендуем руководствоваться требованиями ГОСТ Р 6.30-2003, а с 1 июля 2018 г. – ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Например, при оформлении реквизита подпись1 или отметки о заверении копии рукописным должен быть только личный росчерк. А чем отпечатать остальные атрибуты этих реквизитов (принтером либо штампом) уже не столь важно.

Должность в документах должна быть указана правильно. Изначально она устанавливается в штатном расписании и там всегда называется полностью. Поэтому по общему правилу и в организационно-распорядительном документе она должна отражаться в таком же виде. Но в штампе места мало и возникает необходимость сократить длинную должность. В таком исключительном случае сделать это можно, потому что прямо это нигде не запрещается. Просто нужно следить, чтобы полный вариант используемого сокращения понимался однозначно. Приведенный автором вопроса пример сокращения должности допустим, но сделаем ряд важных пояснений.

Сокращать конструкцию «Заместитель начальника» в служебных документах, где используется деловой стиль русского литературного языка, допускается с использованием точки: «Зам. начальника». Ее отсутствие возможно только в публицистическом стиле: «Замначальника».

Еще нужно следить за тем, какой состав атрибутов наносится штампом. Если для оформления конкретного реквизита нет необходимости указывать, заместитель начальника какого подразделения здесь имеется в виду, то и в штампе эти сведения могут отсутствовать (например, при оформлении подписи на документе, составленном на бланке соответствующего подразделения). Сокращать наименование подразделения в штампе можно, если его сокращенный вариант установлен в организационных документах компании.

Кстати, и в подписи, и в отметке о заверении копии документа инициалы ставятся перед фамилией (см. Примеры 6–8).

В отметку о заверении копии, которая представляется в стороннюю организацию, все равно придется включать длинную речевую конструкцию о местонахождении подлинника, потому краткой отметка все равно не получится. На сокращении наименования должности вы здесь много не выиграете, потому и ее лучше указать полностью. А вот оформляя подобную отметку на копии для внутреннего пользования, сокращать можно по максимуму. Сравните Примеры 7 и 8.

Пример 6

Оформление подписи на документе с использованием штампа, на его оттиске потом от руки добавляется личный росчерк

СвернутьПоказать
Оформление подписи на документе
      с использованием штампа, на его оттиске потом от руки
      добавляется личный росчерк
Пример 7

Оформление отметки о заверении копии для ее представления в стороннюю организацию с использованием штампа

СвернутьПоказать
Оформление отметки о заверении копии для ее представления
      в стороннюю организацию с использованием штампа
Пример 8

Оформление отметки о заверении копии документа, которая не покидает стен родной организации, с использованием штампа

СвернутьПоказать
Оформление отметки о заверении копии документа, которая
      не покидает стен родной организации, с использованием штампа


Сноски

Показать
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.