Работодатель вправе потребовать документы, подтверждающие смену фамилии, однако независимо от факта представления указанных документов он обязан предоставить совместителю отпуск одновременно с отпуском по основному месту работы и соблюсти требования, установленные ч. 3 ст. 123 и ч. 9 ст. 136 ТК РФ.
Оформление приказа о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска в данном случае (с указанием прежней либо новой фамилии) принципиального значения не имеет и не влияет на право работника использовать такой отпуск одновременно с отпуском по основной работе.
Теперь поясним. В соответствии с ч. 1 ст. 286 ТК РФ лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству сотрудник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.
Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска совместителю в иной период (не одновременно с отпуском по основной работе), в том числе по просьбе самого работника, не допускается. Ведь если работник будет продолжать работать по совместительству, находясь в отпуске по основному месту работы, и наоборот, работнику не будет гарантировано полноценное использование отпуска (письмо Роструда от 08.05.2009 № 1248-6-1). Таким образом, предоставление отпуска совместителю одновременно с отпуском по основной работе является обязательным и не зависит от воли сторон, а также от содержания графика отпусков.
Очевидно, что внешний совместитель, рассчитывающий на соблюдение в отношении себя указанной гарантии, должен представить работодателю информацию о сроках использования ежегодного оплачиваемого отпуска по основному месту работы. На практике подобное извещение осуществляется путем подачи соответствующего заявления, представления справки с основного места работы либо выписки из графика отпусков.
Указанная информация должна учитываться при составлении графика отпусков работодателем совместителя (ч. 1 ст. 122, ч. 1 и 2 ст. 123 ТК РФ). При этом у работодателя, у которого сотрудник работает на условиях внешнего совместительства, отсутствует обязанность проверять, соответствует ли действительности информация, полученная от сотрудника, или нет.
В соответствии с ч. 3 ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее чем за две недели до его начала. Как видно, это правило не имеет исключений, следовательно, в полной мере распространяется и на работника, трудящегося на условиях внешнего совместительства. Вместе с тем трудовым законодательством не установлена форма извещения о времени начала отпуска. Соответственно, формы и способы выполнения данного требования работодатель определяет самостоятельно. На практике, как правило, работодатель издает соответствующий приказ, который также является основанием для оплаты отпуска в срок не позднее чем за три дня до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).
В организациях государственного сектора при издании такого приказа применяются унифицированные формы № Т-6 и № Т-6а, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Организации, не относящиеся к таковым, вправе не применять указанные формы, а разработать и утвердить свою форму приказа о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», письмо Минтруда России от 14.05.2013 № 14-1/3030785-2617, письма Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1, от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1, от 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1).
Законодательством не предусмотрен конкретный порядок действий работодателя при смене фамилии работника. Прямо предусмотрена обязанность работодателя в таком случае внести изменения только в трудовую книжку и личную карточку работника, а также поменять страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция), Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (далее – Указания), а также ст. 15 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее – Закон № 27-ФЗ)).
Кроме того, со II квартала 2016 года все работодатели без исключения должны ежемесячно отчитываться в ПФР путем представления сведений о каждом работающем у них лице (п. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). В случае изменения фамилии (имени, отчества) работника работодателю необходимо в сроки, предусмотренные ст. 11 Закона № 27-ФЗ, представить актуальные сведения в соответствующий орган Пенсионного фонда РФ. В свою очередь, работник (застрахованное лицо) обязан предъявить работодателю (страхователю) документы, подтверждающие сведения о новой фамилии (имени, отчестве), и заполнить соответствующие формы (абз. 2 и 4 п. 2 ст. 9, подп. 2 п. 2 ст. 6 Закона № 27-ФЗ). Законом № 27-ФЗ не предусмотрено исключений в отношении лиц, работающих на условиях внешнего совместительства.
Поэтому полагаем, что в приведенной ситуации работодатель вправе потребовать представления документов, подтверждающих сведения о новой фамилии (в том числе свидетельства обязательного пенсионного страхования), в целях направления информации в ПФР. На основании указанных документов вносятся изменения и в личную карточку работника.
При этом обязанность работодателя предоставить совместителю отпуск одновременно с отпуском по основной работе и необходимость соблюдения требований, установленных ч. 3 ст. 123 и ч. 9 ст. 136 ТК РФ, не зависит от факта представления работником документов, подтверждающих смену фамилии. Полагаем, что указание в приказе о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска старой фамилии работника не лишает его права на использование такого отпуска одновременно с отпуском по основной работе. Поэтому в приведенной ситуации порядок оформления указанного приказа принципиального значения не имеет, а решение об оформлении указанного приказа (с указанием прежней либо новой фамилии) зависит от того, успеет ли работник до истечения установленного частью третьей ст. 123 ТК РФ двухнедельного срока представить документы, подтверждающие смену фамилии работника.
