• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» октябрь 2018

Отражать ли тома дела в номенклатуре дел?

  • 0 комментариев
  • 89 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
У нас сформировано одно дело, и мы заранее знаем заголовки томов, например, «Дело фонда. Том 1. Историческая справка», «Дело фонда. Том 2. Акты Экспертной комиссии», «Дело фонда. Том 3. Другие акты». Какой индекс мы должны присваивать этим томам в номенклатуре дел? Единый? В номенклатуре нужно отображать каждый том в отдельности или нет?

В номенклатуре дел учитываются дела как первичные комплексы, а физическое количество их томов оформляется в конце каждого календарного года в соответствующей графе «Количество дел (томов, частей)» и учитывается, когда подсчитывается общее количество дел (томов) в итоговой записи. В номенклатуре дел службы делопроизводства (или архива, если он создан как самостоятельное структурное подразделение) необходимо зафиксировать один заголовок «Дело фонда», а конкретные заголовки каждого тома оформить после заголовка дела на обложке каждого его тома и в той последовательности, как сформулировано в вопросе, т.е. сначала заголовок дела, а потом заголовок тома.

Но не путайте правила оформления номенклатур дел и описей дел. Каждому тому дела порядковый номер (№ п/п) присваивается только в описях дел, а индекс дела остается единым для каждого тома единого дела.

Только в конкретном заголовке, который приведен в вопросе, необходимо уточнить, что это за «акты экспертной комиссии» и «другие акты»? Для экспертной комиссии (ЭК) основными документами являются план работы и протоколы заседаний, которые в дело фонда не формируются. Акты ЭК необходимо классифицировать по их значению для управления документальным и архивным фондами организации – отдельно формируются:

  • акты о приеме, выбытии, утрате документов, неисправимых повреждениях, проверки наличия и состояния архивных документов и др.;
  • «технические» акты проверки условий и режимов обеспечения сохранности документов в архивохранилищах и т.п.
См. статью «Номенклатура дел и СЭД: практика применения в ответах на вопросы» журнала № 10′ 2018
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.