• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» январь 2019

Как отразить в номенклатуре отсутствие некоторых дел: если они не заводились и если пропали?

  • 0 комментариев
  • 271 просмотр
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Подскажите, пожалуйста, как грамотно указать отсутствие дел в структурном подразделении организации в сводной номенклатуре организации? Выявились 2 причины:
1. В номенклатуре дел на 2018 год планировалось заведение определенных дел (есть их индексы и заголовки), но по итогу года выяснилось, что не все дела были сформированы.
2. А одно дело было утеряно (его заводили, но сейчас найти не могут).


Если дело пропало в структурном подразделении, то принимаются меры по его розыску:

Фрагмент документа
Свернуть Показать
Пункт 4.32 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

4.32. ...В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел организации, структурным подразделением принимаются меры по розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов, который подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив организации (приложение № 6).

Организация розыска недостающих дел предусмотрена и п. 1.3 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (М., ВНИИДАД, 2018). Правда, в Методических рекомендациях рассматривается ситуация, когда выявилась утрата дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения в процессе их подготовки к передаче в архив организации.

А на практике процедура служебного расследования и усилия по восстановлению документов и в государственных органах, и в коммерческих организациях являются почти всегда обязательными.

В Примере 1 показана отметка, которую необходимо сделать в номенклатуре в строке утраченного дела. В итоговой записи к номенклатуре дел подразделения выше подписи нужно сделать дополнительную отметку об утрате дела, см. Пример 2.

Пример 1

Отметка в табличной части номенклатуры дел об утрате дела

Свернуть Показать
Отметка в табличной части номенклатуры дел об утрате дела
Пример 2

В итоговой записи к номенклатуре дел подразделения выше подписи можно сделать дополнительную информативную отметку об утере дела

Свернуть Показать
В итоговой записи к номенклатуре дел подразделения выше подписи можно сделать дополнительную информативную отметку об утере дела
Пример 3

Отметка в табличной части номенклатуры дел о том, что дело не заводилось

Свернуть Показать
Отметка в табличной части номенклатуры дел о том, что дело не заводилось
Пример 4

В итоговой записи к номенклатуре дел подразделения выше подписи можно сделать дополнительную информативную отметку о деле, которое не заводилось

Свернуть Показать
В итоговой записи к номенклатуре дел подразделения выше подписи можно сделать дополнительную информативную отметку о деле, которое не заводилось
Пример 5

Как меняется информативная отметка, если не было заведено несколько дел

Свернуть Показать

Дела №№ 08-12, 08-14, 08-15, 08-16 не заводились.

Если в номенклатуре дел на 2018 год было предусмотрено заведение дела с документами по конкретному вопросу деятельности, но соответствующих документов просто не возникло, то действовать надо иначе. В этом случае все гораздо проще:

  • в январе 2019 года проводится проверка соответствия фактически заведенных (сформированных) дел в 2018 году заголовкам, включенным в номенклатуру дел 2018 года;
  • в графе «Примечание» номенклатуры дел на 2018 год у дел, которые не заводились, так и пишем: «Дело не заводилось» (Пример 3);
  • ниже табличной формы итоговой записи к номенклатуре дел подразделения на 2018 год, которая должна быть передана в службу делопроизводства в январе 2019 года, перед подписью руководителя структурного подразделения лучше сделать информативную отметку:
    • в Примере 4 она показана для ситуации с 1 незаведенным делом,
    • а в Примере 5 – с несколькими.

На основании этих сведений, полученных от структурных подразделений, служба делопроизводства вносит отметки «Дело утрачено» и/или «Дело не заводилось» в экземпляры сводной номенклатуры дел (основной и рабочий в делах службы делопроизводства), оформляет сводную итоговую запись и передает 1 ее экземпляр в архив. Архив делает такие же отметки в своем экземпляре номенклатуры дел, который используется при проведении проверок организации хранения и обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях. Служба делопроизводства и архив должны проводить проверки ежегодно и по графику, поэтому факт утраты документов и дел, а также факт того, что дело не заведено в связи с изменениями в деятельности подразделения, обычно выявляются и фиксируются в течение календарного года, а не по его итогам.

Как заполнять акт об утрате документов, акт о неисправимых повреждениях документов и как их согласовать протоколом ЭК (с примерами оформления), показано в 1-й части статьи «Как оформить утрату, порчу документов» журнала № 7′ 2018. Как отразить такую утрату в учетных документах, показываем во 2-й части этой статьи журнала № 8′ 2018
Почему важно заполучить документ сторонней организации, подтверждающий причину утраты либо порчи ваших документов, а также в каких случаях, кто и каким документом это может сделать, см. в статье «Подтверждаем причину утраты документов» журнала № 8′ 2018
Если в середине года изменилась оргструктура предприятия, то надо ли сразу менять индексы дел подразделений, у которых поменялась кодификация? В какой ситуации с этим можно подождать до следующего года? Как продолжать нумерацию документов дела, переданного посреди года иному подразделению? Ответ в журнале № 10′ 2018
1-ю часть статьи «Восстановление утраченных документов: куда обращаться и как действовать» см. в журнале № 1′ 2019
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.