Поскольку абсолютно все организации обязаны обеспечивать архивное хранение документов1, то рекомендуем руководствоваться преимущественно Правилами 2015 года, которые являются нормативным правовым актом и включают требования к работе архивов организаций, к технологии архивного хранения документов в качестве норм прямого действия.
Обратите внимание и на Методические рекомендации по применению этих Правил 2015 года, которые были опубликованы на сайте Росархива 18 июля 2018 г. Методические рекомендации (п. 1.4), закрепляя порядок передачи дел в архив организации, устанавливают, что описи дел структурных подразделений представляются в архив не позднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве.
Установление таких сжатых сроков сдачи описей и подготовки дел необходимо рассматривать как один из методов обеспечения сохранности документов архивного фонда организации.
Дела, законченные делопроизводством в 2018 году, в течение следующего 2019 года должны быть окончательно подготовлены подразделениями к передаче (дооформление дел, внесение в описи) и фактически переданы в архив по графику.
Но если ваша организация является коммерческой, то она:
Срок передачи, предписываемый Правилами 2015 года, к сожалению, отличается от предписанного Примерной инструкцией. Ее срок как раз соответствует ранее принятым технологиям работы, когда завершенные в делопроизводстве дела в течение следующего года хранятся в подразделении, т.к. могут там понадобиться, а в течение 2-3-го года передаются в архив:
Дела, законченные делопроизводством в 2018 году, в течение следующего 2019 года остаются в подразделениях. А в течение 2020–2021 годов по графику передаются в архив.
Упомянутая в вопросе Примерная инструкция распространяет свое действие на государственные организации. Они на ее базе должны разработать и утвердить приказом первого руководителя собственную Инструкцию по делопроизводству с учетом особенностей своей деятельности (и период передачи дел из подразделений в архив тогда можно зафиксировать в привычном специалистам виде: как в Примерной инструкции – не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве (Пример 2) или даже более узкий в рамках этого периода).
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Росархив утвердил Примерное положение об архиве организации. В первой части статьи в прошлом номере журнала мы разобрались, на какие юрлица оно распространяется. А сейчас объясним: как разработать на его основе собственное Положение об архиве (как структурном подразделении) либо Положение об архивном хранении (как процессе), как его утвердить и сколько хранить.
В этом номере журнала мы рассмотрим остальные разделы Примерной инструкции. Например, покажем перечень сведений, которые необходимо фиксировать в СЭД, о разных типах документов; объясним порядок исчисления сроков исполнения документов / поручений, когда они указаны без конкретной даты; правила заверения электронных копий документов и др. А еще ответим на вопросы подписчиков, которые возникли при изучении Примерной инструкции, это поможет вам применять ее грамотнее: какой состав бланков необходимо утвердить организации? указывать ли место издания на бланке филиала? как писать слово «приказываю» в приказе? как адресовать документы более чем в 1 адрес? что принимать за учетную единицу при анализе документооборота подразделений?
Расскажем вам об очередном нормативном документе, утвержденном Росархивом в этом году, – Примерном положении об архиве организации. В первой части статьи разберемся, на какие юрлица оно распространяется. А в следующем номере объясним: как разработать на его основе собственное Положение об архиве (как структурном подразделении) либо Положение об архивном хранении (как процессе), как его утвердить и сколько хранить.
Как методические рекомендации предлагают разрабатывать номенклатуру дел? Что они говорят о составе документов по архивному делу, которые необходимо вести организации и предъявлять при проверках? Действительно ли экспертная комиссия любой организации теперь сможет обратиться в ЦЭПК при Росархиве для согласования сроков хранения своих документов, которые отсутствуют в нормативной базе? Кроме того, методические рекомендации отвечают на ряд актуальных вопросов, которые часто задают практики: неужели необходимо переутверждать номенклатуру дел каждый год? какой номер фонда надо оформлять на обложке дела и в учетных документах архива, откуда он берется? обязательно ли оформлять паспорт архива? какие виды описей вносятся в реестр описей (это все описи, включая описи структурных подразделений, или это только годовые разделы, или это полностью законченные описи)? как оформляется обложка дела? Правила 2015 г. установили, что историческая справка должна состоять из 3 частей, как теперь ее составлять? если в архиве организации работает только 1 сотрудник, как оформлять подписи на архивных документах?
Один из разработчиков этого документа объясняет его основные положения. Для каких организаций он обязателен? Работу с какой частью своей документации они должны вести в соответствии с ним? Как он регулирует ответственность работников за документы? В целом он соответствует ГОСТ Р 7.0.97-2016, но конкретизирует некоторые положения стандарта: про бланки документов, используемые шрифты и гербы, подготовку и оформление отдельных видов документов, процедуру согласования, про подписание, даны примерные перечни утверждаемых документов и заверяемых печатью.
Обращаем ваше внимание на статус документа, опубликованного Росархивом 18 июля 2018 г., и объясняем, на кого он распространяется. Комментируем использованный в нем процессный подход, логику изложения практики архивного дела. Поясняем, как можно использовать Реестр процессов из Приложения № 1 для формулирования задач и функций архива в Положении об этом подразделении (или в Положении об архивном хранении, если архив как подразделение не создается). Показываем, как методические рекомендации разграничивают зоны ответственности за электронные документы между архивом и IT-подразделением. А во второй части статьи – в следующем номере журнала – речь пойдет уже о разработке номенклатуры дел, о составе документов по архивному делу, которые необходимо вести организации и предъявлять при проверках. Но главное, методические рекомендации дают ответ на целый ряд актуальных практических вопросов, которые мы и озвучим.
В этом номере журнала мы рассмотрим остальные разделы Примерной инструкции. Например, покажем перечень сведений, которые необходимо фиксировать в СЭД, о разных типах документов; объясним порядок исчисления сроков исполнения документов / поручений, когда они указаны без конкретной даты; правила заверения электронных копий документов и др. А еще ответим на вопросы подписчиков, которые возникли при изучении Примерной инструкции, это поможет вам применять ее грамотнее: какой состав бланков необходимо утвердить организации? указывать ли место издания на бланке филиала? как писать слово «приказываю» в приказе? как адресовать документы более чем в 1 адрес? что принимать за учетную единицу при анализе документооборота подразделений?
Росархив утвердил Примерное положение об архиве организации. В первой части статьи в прошлом номере журнала мы разобрались, на какие юрлица оно распространяется. А сейчас объясним: как разработать на его основе собственное Положение об архиве (как структурном подразделении) либо Положение об архивном хранении (как процессе), как его утвердить и сколько хранить.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
