• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» январь 2019

Через сколько лет передавать законченные дела из подразделений в архив организации?

  • 0 комментариев
  • 690 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
В Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива от 11.04.2018 № 44, в п. 8.47 сказано:
«8.47. Описи дел структурных подразделений представляются в архив организации не ранее, чем через один год, и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве».
А в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила 2015 года), в п. 4.31 сказано иначе:
«4.31. Дела передаются в архив организации по описям, составленным в структурных подразделениях.
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение № 23, 24) в двух экземплярах и представляются в архив организации не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве»
Скажите, чем руководствоваться при разработке Положения об архивном хранении в организации?


Поскольку абсолютно все организации обязаны обеспечивать архивное хранение документов1, то рекомендуем руководствоваться преимущественно Правилами 2015 года, которые являются нормативным правовым актом и включают требования к работе архивов организаций, к технологии архивного хранения документов в качестве норм прямого действия.

Обратите внимание и на Методические рекомендации по применению этих Правил 2015 года, которые были опубликованы на сайте Росархива 18 июля 2018 г. Методические рекомендации (п. 1.4), закрепляя порядок передачи дел в архив организации, устанавливают, что описи дел структурных подразделений представляются в архив не позднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве.

Установление таких сжатых сроков сдачи описей и подготовки дел необходимо рассматривать как один из методов обеспечения сохранности документов архивного фонда организации.

Пример 1

Когда передавать дела из подразделений в архив, если это надлежит сделать не позднее чем через 1 год после завершения дел в делопроизводстве (как это предписывают Правила 2015 года)

Свернуть Показать

Дела, законченные делопроизводством в 2018 году, в течение следующего 2019 года должны быть окончательно подготовлены подразделениями к передаче (дооформление дел, внесение в описи) и фактически переданы в архив по графику.

Но если ваша организация является коммерческой, то она:

  • обязана обеспечить архивное хранение документов, но не обязана создавать архив, как отдельное структурное подразделение;
  • тогда проблема определения сроков передачи документов в архив для вас не является актуальной.

Срок передачи, предписываемый Правилами 2015 года, к сожалению, отличается от предписанного Примерной инструкцией. Ее срок как раз соответствует ранее принятым технологиям работы, когда завершенные в делопроизводстве дела в течение следующего года хранятся в подразделении, т.к. могут там понадобиться, а в течение 2-3-го года передаются в архив:

Пример 2

Когда передавать дела из подразделений в архив, если это надлежит сделать не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве (как предписывает Примерная инструкция)

Свернуть Показать

Дела, законченные делопроизводством в 2018 году, в течение следующего 2019 года остаются в подразделениях. А в течение 2020–2021 годов по графику передаются в архив.

Упомянутая в вопросе Примерная инструкция распространяет свое действие на государственные организации. Они на ее базе должны разработать и утвердить приказом первого руководителя собственную Инструкцию по делопроизводству с учетом особенностей своей деятельности (и период передачи дел из подразделений в архив тогда можно зафиксировать в привычном специалистам виде: как в Примерной инструкции – не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве (Пример 2) или даже более узкий в рамках этого периода).

См. статью «Новые методические рекомендации к Правилам 2015 г. об организации работы архива» в журналах № 9′ 2018 и № 10′ 2018
См. статью «Разрабатываем Положение об архиве организации на основе Примерного положения» в журналах № 12′ 2018 и № 1′ 2019
См. статью «Новый нормативный документ – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях» в журналах № 10′ 2018 и № 11′ 2018

Сноски

Показать
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.