• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» март 2019

Можно ли в номенклатуре дел прошедшего года занять индекс дела другим «заголовком»?

  • 0 комментариев
  • 834 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Янковая Валентина | ведущий специалист Государственного архива Российской Федерации, член Гильдии управляющих документацией, канд. ист. наук, доцент
Прошу совета по такому вопросу – в номенклатуре дел на 2018 год предусмотрено дело «Переписка с ООО “Кот” о поставке воды» с индексом 05-11, которое так и не было заведено. В номенклатуре на следующий, 2019 год, под этим индексом уже другое дело «Переписка с ООО “Ингка” по вопросам ремонта». Однако при сборе сведений о количестве заведенных в 2018 году дел, выясняется, что дело «Переписка с ООО “Ингка” по вопросам ремонта» было заведено в конце 2018 года. Все резервные номера структурного подразделения уже заняты. Чтобы не использовать резерв другого отдела и не создавать литерный индекс, можно ли при заполнении номенклатуры дел на 2018 год указать дело «Переписка с ООО “Ингка” по вопросам ремонта» под индексом дела «Переписка с ООО “Кот” о поставке воды», т.е. 05-11? Если да, то как это оформить? В нашем случае дело не переходящее, но хотелось бы понять, как в таком случае можно было бы поступить и с переходящим.

В сложившейся ситуации может быть 2 варианта решения:

1. Никакими нормативными документами, устанавливающими порядок разработки и применения номенклатуры дел организации, не ограничивается количество резервных номеров. Резервные номера – это свободные номера, под которыми в номенклатуру дел в течение года могут включаться новые заголовки дел, не предусмотренные при составлении номенклатуры дел. Как правило, резервные номера заполняются, если в деятельности структурного подразделения появились новые направления деятельности, новые полномочия или новые объекты. Никто не запрещает включать в номенклатуру дел столько новых заголовков дел, сколько необходимо – один, два, три... десять. Так что вы можете спокойно дополнить номенклатуру дел 2018 г. заголовком «Переписка с ООО “Ингка” по вопросам ремонта» со следующим свободным индексом после уже имеющихся.

2. Нормативными документами предусмотрено: в течение года заголовки дел, включенные в номенклатуру дел, могут уточняться. Если действительно в течение 2018 г. дело «Переписка с ООО “Кот” о поставке воды» не было заведено, то вы можете внести в этот заголовок исправления, просто зачеркнув устаревшую и подписав сверху новую часть заголовка (см. Пример 1).

Пример 1

Исправление в номенклатуре дел наименования заголовка дела

Свернуть Показать
Исправление в номенклатуре дел наименования заголовка дела

При этом нужно будет не забыть нанести на само дело «Переписка с ООО “Ингка” по вопросам ремонта» индекс «05-11».

Исправления по 2-му варианту можно вносить в том случае, если еще не заполнена итоговая запись и не переданы сведения в архив, хотя и это поправимо, поскольку дела с перепиской, о которых мы говорим, имеют срок хранения 5 лет по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Дела со сроками хранения до 10 лет включительно в архив не передаются, они хранятся в подразделениях и по истечении срока хранения выделяются к уничтожению, так что на составе и объеме дел, передаваемых на хранение в архив организации, эти исправления никак не отразятся.

Влияет ли как-то в данном случае на оформление номенклатуры дел или самого дела то, что оно является переходящим? Нет, не влияет. В отношении переходящего дела есть только одна отличная рекомендация: нужно сохранять его индекс в тех номенклатурах дел, где оно присутствует.

Для сведения: правила, которыми следует руководствоваться при составлении номенклатуры дел и работе с ней, установлены следующими нормативными документами:

  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (пункты 4.14–4.18);
  • Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44 (пункты 8.2–8.18).
См. статью «Новый нормативный документ – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях» часть 1 журнала № 10′ 2018 и часть 2 журнала № 11′ 2018
См. статью «Новые Правила работы архивов о номенклатуре дел» журнала № 11′ 2015
См. статью «Новые Правила работы архивов: что изменилось?» журнала № 5′ 2016
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.