О регистрации документов с грифом «ДСП»

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 05 / 2019

Вопрос

Можно ли в Инструкции по делопроизводству прописать следующее: «Поступающие документы с грифом “ДСП” регистрируются отдельно от несекретной документации. Учет отправляемых и внутренних документов ведется совместно с другими несекретными документами, при этом в журнале к регистрационному номеру документа проставляется отметка “ДСП”.» То есть регистрация входящего документа с грифом «ДСП» производится в отдельном журнале, в котором отражается передача документа под подпись исполнителю, а исходящие и внутренние документы регистрируются в «общем» журнале.

Отвечает

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Нет, нельзя. Потому что конфиденциальное делопроизводство всегда ведется отдельно – права доступа к документам предоставляются раздельно по видам тайн. Соответственно, и документопотоки с разными уровнями ограничения доступа нельзя «перемешивать».

В конкретной Инструкции по делопроизводству лучше зафиксировать, что в ней устанавливаются требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в вашей организации, т.е. правила так называемого «общего» делопроизводства. А особенности работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа, регулируются отдельными локальными нормативными актами (по видам тайны)¹, утверждаемыми руководителем организации. Именно такие формулировки содержит раздел I «Общие положения» Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44. Возьмите его за образец.

Сноски 1

Инструкция по работе с персональными данными, Инструкция по работе с документами для служебного пользования, Регламент работы с документами, составляющими коммерческую тайну, и т.п. Вернуться назад