Рассмотрим вопрос в позитивном аспекте. Срок хранения конкретных документов в организации устанавливается в результате комплексной интеллектуально-аналитической работы, которая называется экспертизой ценности. Она проводится на основе:
То есть в процессе экспертизы ценности документов должны одинаково учитываться и правильно применяться все действующие нормативные основы для определения сроков хранения конкретных документов конкретной организации. Если в нескольких источниках сроки хранения отличаются, то лучше выбрать максимальный из них. Если он крайне вам не выгоден, то выбирайте срок хранения, фигурирующий в нормативном документе более высокого уровня. Для решения таких задач и создается экспертная комиссия как совещательный коллегиальный орган при первом руководителе организации, ответственном за документальный фонд.
Любая организация должна обеспечивать архивное хранение документов (ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Единая методическая основа обеспечения сохранности архивных документов закреплена в настоящее время Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). На сайте Росархива опубликованы и дополнительно изданы в виде брошюры Методические рекомендации по применению данных Правил (М.: ВНИИДАД, 2018), в которых рекомендуем обратить внимание на п. 1.1.1.5 «Определение сроков хранения дел». Данный пункт еще раз подтверждает, что в процессе экспертизы ценности «сроки хранения дел определяются по перечням (типовому, ведомственному или иному) с указанием сроков хранения, по законодательным или иным нормативным правовым актам, по типовой или примерной номенклатуре дел... Установленные сроки хранения документов переносятся в номенклатуру дел без изменений».
Таким образом, нельзя уменьшать даже 5-летний срок хранения видов и категорий документов, если этот срок прямо закреплен в действующем законе, другом нормативном правовом акте или в одном из перечней документов со сроками хранения. А вот увеличивать сроки хранения по сравнению с перечнем возможно, если это увеличение обусловлено значимостью документов для деятельности организации, подтверждено экспертной комиссией и закреплено в протоколе ее заседания.
Что касается правил применения перечней, то обычно они содержатся в указаниях по применению и оформляются как своеобразное введение конкретного перечня. Например, так было сделано в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. руководителем Росархива 06.10.2000), там содержалась запретительная норма (п. 2.11): «снижение сроков хранения, установленных настоящим Перечнем, запрещается».
В следующем, актуальном Перечне 2010 г.1 указания по применению и, соответственно, какие-либо разрешительные или запретительные нормы не сформулированы. Подразумевается, что профессионально подготовленные сотрудники служб делопроизводства и архивов умеют правильно применять статьи данного Перечня в процессе определения сроков хранения своих документов.
Давно ожидаемый новый типовой Перечень управленческих архивных документов в соответствии с планом работы Росархива должен быть утвержден в текущем 2019 году, а к нему уже будет разработана инструкция по применению.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Подскажите, пожалуйста, как лучше прошивать зачетную книжку в личном деле студента, учитывая то, что зачетка в твердой обложке и имеет скобы (они вклеены в обложку). Делать копию и прошивать со всеми листами?
Допускается ли внесение изменений в приказ о внесении изменений, который вступит в силу 17 декабря 2025 года?
Некоторые сотрудники, работающие по графику, увольняются в субботу или воскресенье. Для административных подразделений это выходные дни. Можно ли выдать трудовую книжку и произвести окончательный расчет накануне увольнения (в пятницу) или в первый следующий рабочий день (в понедельник), внеся в трудовую книжку запись об увольнении в субботу (воскресенье)?
Прошу вас разъяснить следующие вопросы, ответы на которые необходимы для правильного формирования номенклатуры дел, а именно: 1. Относится ли «Распоряжение о проведении стажировки на рабочем месте сотрудника / о проведении стажировки на высоте….» к кадровым документам «По личному составу»? 2. Как определяются сроки хранения данных распоряжений?
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
