• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» август 2019

Порядок работы с исходящими письмами на иностранном языке

  • 0 комментариев
  • 158 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Не так давно в переписке нашего предприятия появились исходящие письма на английском языке. Чем руководствоваться при работе с письмами на иностранном языке? Должен ли в дело подшиваться экземпляр этого письма на русском?

Ответ на этот вопрос дает Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44; далее – Примерная инструкция).

Во-первых, обратите внимание на бланк письма, и если писем иностранным партнерам будет направляться больше чем 100 в год, то спроектируйте и утвердите приказом первого руководителя (приказ по административно-хозяйственной деятельности со сроком хранения 5 лет) бланк письма для переписки с иностранными корреспондентами и электронную модель этого бланка для возможного ведения переписки в электронной форме. На ведение переписки с использованием бланков, реквизиты которых оформлены на русском и на одном из иностранных языков, указывает п. 3.64 Примерной инструкции.

Пример оформления двуязычного бланка письма с продольным расположением реквизитов приведен на рисунке В.8 справочного приложения В к ГОСТ Р 7.0.97-2016. Правда, данный пример неудачный, т.к. продольное расположение реквизитов в двуязычных бланках не является экономичным и на практике не используется. Рекомендуем использовать угловое расположение реквизитов следующим образом:

  • в левом верхнем углу оформляются реквизиты бланка на русском языке,
  • а на соответствующих строках ближе к правому полю (в правом углу) – реквизиты на иностранном языке.

Во-вторых, если в деловом обороте появилась переписка с зарубежными партнерами, то сразу внесите правила ее ведения в Инструкцию по делопроизводству. Необходимые изменения можете сформулировать на основе пунктов 3.65-3.68 Примерной инструкции. Действия исполнителя должны быть следующими:

  • проект письма составляется на обычном бланке письма организации на русском языке и проходит процедуру согласования в общем порядке, который установлен в организации, т.е. визы могут:
    • оформляться на самом проекте письма,
    • в СЭД (потребуется распечатка листа согласования) или
    • собираться по электронной почте (тогда потребуется распечатка всей «цепочки» согласования с помощью электронных сообщений);
  • согласованный проект письма переводится на один из иностранных языков, перевод (иноязычная копия проекта письма) оформляется на стандартном листе бумаги и визируется исполнителем (и переводчиком, если он привлекался для подготовки письма);
  • текст завизированного перевода письма, идентичный по содержанию согласованному проекту на русском языке, оформляется на бланке письма для переписки с иностранными корреспондентами;
  • на подпись руководителю представляются:
    • проект письма, оформленный на бланке для зарубежной переписки,
    • завизированный исполнителем перевод на стандартном листе бумаги и
    • проект письма, составленный на русском языке и согласованный всеми заинтересованными лицами.

Руководитель организации (или уполномоченное им должностное лицо) подписывает письмо на бланке для зарубежной переписки, служба делопроизводства регистрирует его и организует отправку адресату;

  • регистрировать письма иностранным корреспондентам можно в общем потоке отправляемых писем, т.е. в общем порядке. В регистрационном журнале (карточке) рядом с заголовком к тексту зарегистрированного письма необходимо сделать отметку, на каком языке оно составлено (Пример 1);
  • в дело будут подшиваться:
    • завизированный всеми проект письма на русском языке на бланке, на котором служба делопроизводства оформляет те же дату и индекс, что и на отправленном письме, и
    • завизированный перевод письма на иностранный язык на стандартном листе бумаги.
Пример 1

Запись в регистрационном журнале о том, что отправленное письмо составлено на английском языке

Свернуть Показать
Запись в регистрационном журнале о том, что отправленное письмо составлено на английском языке

В Инструкцию по делопроизводству можно также включить правила оформления реквизитов, которые рекомендуются в п. 3.69-3.71 Примерной инструкции, и дополнить ее особенностями технологии работы с документами, которые сложились в вашей организации. Самое главное – регламентировать правила оформления, применение бланков и полномочия по ведению зарубежной переписки и подписанию соответствующих документов.

Когда правила ведения зарубежной переписки будут утверждены в составе Инструкции по делопроизводству (или даже в качестве самостоятельного регламента), то контроль за их соблюдением необходимо возложить на руководителей тех структурных подразделений, в деятельности которых эта переписка возникает.

См. статью «Англоязычная деловая переписка по электронной почте» журнала № 7’ 2018
Образцы «двуязычных» бланков писем см. в Примерах 7 и 8 в статье «Письмо: все тонкости оформления реквизитов» журнала № 3’ 2019
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.