• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» август 2019

Как оформить обложку дела присоединенной организации (после слияния)?

  • 0 комментариев
  • 108 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Как оформить обложку дела присоединенной организации (произошло слияние) до момента слияния (раньше дела постоянного срока хранения не были переплетены). Нужно ли указывать наименование организации, которая приняла документы?

Рекомендуем для понимания сути проводимых процедур сначала проконсультироваться с корпоративными юристами, выяснить форму реорганизации1 – все-таки о слиянии или о присоединении идет речь? Судя по формулировкам вопроса, можно предположить, что все активы, включая документальный и архивный фонд, перешли в собственность присоединившей организации, особенно если обе эти организации не являются источниками комплектования. С даты, зафиксированной в актах приема-передачи основных средств, дел и документов (во всех актах должна быть одна и та же дата), присоединившая организация получила в состав своего архивного фонда весь присоединенный архивный фонд, причем, видимо, в неупорядоченном и необработанном состоянии.

Далее необходимо изучить п. 2.6 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила работы архивов организаций). Ранее созданные в присоединяемой организации архивные документы будут представлять собой ее отдельный архивный фонд, который в составе архивного фонда присоединившей организации фактически уже не будет пополняться. Для его обработки сотрудники архива присоединившей организации должны составить план, определить сроки, бюджет и возможности заключения договора с внешней компанией, предоставляющей архивные услуги. В архиве присоединившей организации необходимо внести соответствующие данные о сделке в историческую справку, включить новый архивный фонд в лист фонда (в заголовочную часть и раздел 1 «Учет неописанных документов»), в список фондов. В качестве названия фонда необходимо использовать наименование присоединенной организации с указанием ее организационно-правовой формы. В еще один основной учетный документ архива – книгу учета поступления и выбытия дел, документов – поступление нового отдельного архивного фонда присоединенной организации рекомендуем вносить после архивно-технической обработки всех дел и составления соответствующих описей.

Если после даты реорганизации присоединившая организация вынуждена обрабатывать полученный по акту архивный фонд как новую часть своего архивного фонда, то после правильного формирования дел и их архивно-технической обработки на обложках дел необходимо сначала указать полное наименование присоединившей организации, а под ним в скобках – наименование присоединенной организации, к архивному фонду которой относятся обработанные дела (как в Примере 1).

На практике к наименованию присоединенной организации часто добавляют дату прекращения ее деятельности (Пример 2).

Пример 1
Свернуть Показать

Акционерное общество «Корпорация разработчиков технологий»
(Общество с ограниченной ответственностью «ИТ-ресурс»)

Пример 2
Свернуть Показать

Акционерное общество «Корпорация разработчиков технологий»
(Общество с ограниченной ответственностью «ИТ-ресурс»
до 22 июля 2019 г.)

Если бы архивный фонд был упорядочен и дела приняты в обработанном состоянии, то тогда на обложках дел необходимо было бы дописать наименование присоединившей организации, а прежнее наименование организации заключить в скобки, как требуется в соответствии с п. 4.24 Правил работы архивов организаций (см. Пример 3).

Новое наименование присоединившей организации тоже может быть дополнено датой (Пример 4).

Пример 3
Свернуть Показать

(Общество с ограниченной ответственностью «ИТ-ресурс»)
Акционерное общество «Корпорация разработчиков технологий»

Пример 4
Свернуть Показать

(Общество с ограниченной ответственностью «ИТ-ресурс»)
Акционерное общество «Корпорация разработчиков технологий»
(с 23 июля 2019 г.)


Сноски

Показать
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.