Top.Mail.Ru

Как оформить обложку дела присоединенной организации (после слияния)?

Вопрос
Как оформить обложку дела присоединенной организации (произошло слияние) до момента слияния (раньше дела постоянного срока хранения не были переплетены). Нужно ли указывать наименование организации, которая приняла документы?
Отвечает

Рекомендуем для понимания сути проводимых процедур сначала проконсультироваться с корпоративными юристами, выяснить форму реорганизации1 – все-таки о слиянии или о присоединении идет речь? Судя по формулировкам вопроса, можно предположить, что все активы, включая документальный и архивный фонд, перешли в собственность присоединившей организации, особенно если обе эти организации не являются источниками комплектования. С даты, зафиксированной в актах приема-передачи основных средств, дел и документов (во всех актах должна быть одна и та же дата), присоединившая организация получила в состав своего архивного фонда весь присоединенный архивный фонд, причем, видимо, в неупорядоченном и необработанном состоянии.

Далее необходимо изучить п. 2.6 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила работы архивов организаций). Ранее созданные в присоединяемой организации архивные документы будут представлять собой ее отдельный архивный фонд, который в составе архивного фонда присоединившей организации фактически уже не будет пополняться. Для его обработки сотрудники архива присоединившей организации должны составить план, определить сроки, бюджет и возможности заключения договора с внешней компанией, предоставляющей архивные услуги. В архиве присоединившей организации необходимо внести соответствующие данные о сделке в историческую справку, включить новый архивный фонд в лист фонда (в заголовочную часть и раздел 1 «Учет неописанных документов»), в список фондов. В качестве названия фонда необходимо использовать наименование присоединенной организации с указанием ее организационно-правовой формы. В еще один основной учетный документ архива – книгу учета поступления и выбытия дел, документов – поступление нового отдельного архивного фонда присоединенной организации рекомендуем вносить после архивно-технической обработки всех дел и составления соответствующих описей.

Если после даты реорганизации присоединившая организация вынуждена обрабатывать полученный по акту архивный фонд как новую часть своего архивного фонда, то после правильного формирования дел и их архивно-технической обработки на обложках дел необходимо сначала указать полное наименование присоединившей организации, а под ним в скобках – наименование присоединенной организации, к архивному фонду которой относятся обработанные дела (как в Примере 1).

На практике к наименованию присоединенной организации часто добавляют дату прекращения ее деятельности (Пример 2).

Пример 1

Акционерное общество «Корпорация разработчиков технологий»
(Общество с ограниченной ответственностью «ИТ-ресурс»)

Пример 2

Акционерное общество «Корпорация разработчиков технологий»
(Общество с ограниченной ответственностью «ИТ-ресурс»
до 22 июля 2019 г.)

Если бы архивный фонд был упорядочен и дела приняты в обработанном состоянии, то тогда на обложках дел необходимо было бы дописать наименование присоединившей организации, а прежнее наименование организации заключить в скобки, как требуется в соответствии с п. 4.24 Правил работы архивов организаций (см. Пример 3).

Новое наименование присоединившей организации тоже может быть дополнено датой (Пример 4).

Пример 3

(Общество с ограниченной ответственностью «ИТ-ресурс»)
Акционерное общество «Корпорация разработчиков технологий»

Пример 4

(Общество с ограниченной ответственностью «ИТ-ресурс»)
Акционерное общество «Корпорация разработчиков технологий»
(с 23 июля 2019 г.)

Сноски 1

  1. У нас есть только 5 форм реорганизации: слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование (см. п. 1 ст. 57 и п. 1–2 ст. 58 ГК РФ). Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.