Ознакомление со старым приказом нового работника

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 09 / 2019

Вопрос

Издается приказ и на нем расписываются сотрудники, свидетельствуя ознакомление с ним. А если по истечении времени один из тех, кто был ознакомлен, уволился, и на его должность принят другой, то нужно ли составлять еще раз приказ под нового сотрудника? Или лучше нового сотрудника ознакомить с тем первым приказом, как только он устроился на работу? В этом случае все ли равно, будет сотрудник расписываться в отметке об ознакомлении на давно изданном приказе или на отдельном листе ознакомления с ним? В этой ситуации второй вариант – ознакомление на специальном листе ознакомления – чем-то лучше? Или оба варианта равноценны?

Отвечает

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Если такой приказ (очевидно, нормативного характера) продолжает действовать, то и нового сотрудника необходимо ознакомить именно с ним – с первоначальным приказом.

Где расписываться в ознакомлении – на самом приказе или на специальном листе ознакомления с ним:

с точки зрения регламентации трудовых отношений оба варианта равноценны¹;
с точки зрения технологии делопроизводства использование специального листа ознакомления с приказом лучше.

На ранее изданном приказе уже может не остаться площади для оформления отметок (располагаются на лицевой стороне ниже подписи или на обороте последнего листа документа). Разные ручки и чернила могут оставлять на листе бумаги «грязные» следы и проникать на лицевую сторону документа. Да и сам действующий приказ должен оставаться в службе делопроизводства в составе переходящего дела, что каждый раз необходимо фиксировать в номенклатуре дел. Поэтому к проектам приказов, как правило, исполнитель готовит лист рассылки / ознакомления, а служба делопроизводства его проверяет и может дополнять, т.к. сам процесс рассылки / ознакомления осуществляет она.

Обратите внимание, что в новой Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях определенное преимущество отдается листу (списку) рассылки:

Фрагмент документа

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44)

3.26… Подразделения и должностные лица, до сведения которых необходимо довести приказ, перечисляются в указателе (листе, списке) рассылки, который готовится исполнителем и может оформляться на оборотной стороне последнего листа…

Необходимость индивидуального ознакомления с локальными нормативными актами² организации должна регламентироваться, конечно, не только Инструкцией по делопроизводству, но и регламентами кадровой работы. И уже не служба делопроизводства, а отдел кадров или руководители структурных подразделений осуществляют ознакомление, особенно если новый сотрудник или руководитель по должности обязаны соблюдать либо контролировать соблюдение ЛНА. В этих случаях отметки об ознакомлении могут оформляться на приказах, которые утвердили ЛНА, либо на листе ознакомления с ЛНА, либо на нем самом (что встречается реже).

Сноски 2

Главное – чтобы при приеме на работу нового сотрудника его знакомили с документами, связанными с его работой, до подписания трудового договора. Вернуться назад
Далее по тексту – ЛНА. Вернуться назад