Когда в приказе корректно указывать должность сотрудника без Ф.И.О.?

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 09 / 2019

Вопрос

Уточните, пожалуйста, обязательно ли в приказах требуется указывать Ф.И.О. ответственных? Так как приказ бессрочный (например, о ежемесячном предоставлении какой-либо информации), хотелось бы указывать просто должность. Ведь есть приказы о конкретном назначении на должности, в которых как раз и указываются Ф.И.О. сотрудников, работающих на этих должностях. Если в бессрочном нормативном приказе указывать конкретные Ф.И.О., а у нас большое количество ответственных сотрудников, то придется часто вносить изменения в данный приказ ввиду большой «текучки». Можно ли указать точный пункт ГОСТ или другого документа, где записаны данные условия? Еще покажите, пожалуйста, пример формулировки приказа без Ф.И.О., если так поступать корректно.

Отвечает

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

В приказах нормативного характера, в которых, как правило, отражается система управления (полномочия, возложение ответственности или обязанностей) и формируется система локальных нормативных актов, можно закреплять должности ответственных и не перечислять их конкретных фамилий. Только приказы обычно не являются бессрочными, ведь организация так или иначе изменяется, развиваясь в управленческом цикле 3-5 лет, поэтому и срок действия нормативных приказов примерно такой же.

Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержат абзацы, отвечающие на ваш вопрос:

Фрагмент документа

Пункт 5.5 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст)

5.5. …Если решение является организационным («утвердить», «создать»), в пункте распорядительной части приказа формулируется само решение без указания исполнителей и сроков исполнения.

Организационные решения вступают в силу с даты подписания и регистрации приказа…

Приведем примеры формулировок распорядительной части текста:

Пример 1. Фрагмент текста приказа нормативного характера с возложением ответственности по должности без указания конкретного Ф.И.О.

1. Утвердить Инструкцию по работе с обращениями граждан (прилагается).

2. Возложить ответственность за организацию работы с обращениями граждан на заместителя генерального директора по административно-организационной работе.

Пример 2. Фрагмент текста приказа нормативного характера с возложением ответственности на работников однотипных должностей

1. Утвердить Номенклатуру дел Общества с ограниченной ответственностью «Вектор» на 2020 год (далее – Номенклатура дел на 2020 год; прилагается).

2. Возложить ответственность за формирование дел в структурных подразделениях в соответствии с утвержденной Номенклатурой дел на 2020 год на руководителей структурных подразделений.

Пример 3. Фрагмент текста приказа нормативного характера с установлением общего правила по должности

1. Утвердить Регламент контрольной работы с применением СЭД «Контур» (далее – Регламент; прилагается).

2. Руководителям отделений и филиалов представлять отчеты об исполнительской дисциплине в СЭД «Контур», подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью.

Пример 4. Фрагмент текста приказа нормативного характера: в п. 2 – контрольная функция по должности, в п. 5 – поручение по должности

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству Общества с ограниченной ответственностью «Абрис» (далее – Инструкция; прилагается).

2. Возложить контроль за соблюдением требований утвержденной Инструкции на руководителей структурных подразделений. <...>

5. Руководителям структурных подразделений представлять в бухгалтерию ежемесячные отчеты о расходовании средств, выданных под авансовый отчет в рамках бюджета подразделения, не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным.

Такие обобщенные формулировки возложенных функций и ответственности в приказах основываются на положениях, закрепленных в локальных нормативных актах, общих для всех сотрудников, в положениях о подразделениях и должностных инструкциях. И, наоборот, формулировки в приказах нормативного характера могут стать основой для закрепления единообразных требований и включения соответствующих пунктов в положения о подразделениях и должностные инструкции. Сотрудничайте с кадровой службой в этом вопросе.