• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2019

После отправки исходящего письма к его оставшейся копии надо прикладывать копии приложений? Когда можно сделать исключение?

  • Рейтинг 1
  • 0 комментариев
  • 700 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
При регистрации исходящих писем с приложениями, указанными в письме, служба ДОУ требует ко 2-му экз., остающемуся в организации для формирования архива, прикладывать копии всех приложений, указанных в письме. Правомочно ли это? Если да, то как поступить в случае направления объемных сброшюрованных приложений, направляемых в единственном экземпляре только адресату?

Служба делопроизводства соблюдает общее правило ведения деловой переписки, когда с помощью официальных сопроводительных писем направляются важные документы, чтобы потом и автор, и адресат получили возможность работать с ними (договором, инструкцией, отчетом, проектом и т.п.). Только один экземпляр документа остается у автора, а другой направляется адресату. Например, экземпляры договоров, имеющих одинаковую юридическую силу, должны быть у каждой из сторон, отчеты по НИР и проекты, экземпляры которых должны как остаться у исполнителя работ, так и быть переданы заказчику. Делается это не для архива, а прежде всего для сохранения доказательств факта обмена конкретными документами. Поэтому единственный экземпляр (подлинник), сброшюрованный и многостраничный, адресату никогда не направляется. У организации-автора должна остаться или копия, или свой «авторский» экземпляр (имеющий такую же юридическую силу, как и отправленный документ).

Обратите внимание, что в документоведении есть понятие «умноженный оригинал», когда все экземпляры документа имеют одинаковую юридическую силу по умолчанию или по соглашению сторон (акты, договоры, отчеты, дополнительные соглашения к договорам, платежные поручения и т.п., они знакомы всем по практике договорной работы).

Другое дело, когда с сопроводительным письмом направляются копии документа, например локального нормативного акта, который действует в организации и всегда может быть найден и представлен в качестве доказательства. Тогда создается только одна заверенная копия такого документа, которая направляется адресату, а изготавливать и заверять вторую копию для ее подшивки в дело вместе со своим экземпляром сопроводительного письма нет смысла, ведь в ваших делах остается оригинал. Достаточно будет оформления в письме отметки о таком приложении – копии хранящегося у вас в ином деле оригинала.

Многостраничные приложения сшиваются либо брошюруются и тогда отметка в сопроводительном письме будет следующей (согласно п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 и п. 4.19 Методических рекомендаций по его внедрению – с указанием количества экземпляров, но без количества страниц документа):

Фрагмент документа
Свернуть Показать
Пункт 4.19 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

4.19. …В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

… – если приложения сброшюрованы:

Приложение: отчет о НИР в 2 экз.

Приведем еще образцы оформления такой отметки в данной ситуации:

Пример 1

Отметка о приложении в виде копии сброшюрованного документа

Свернуть Показать
Отметка о приложении в виде копии сброшюрованного документа
Пример 2

Отметка о приложении в виде оригинала сброшюрованного документа, который полностью в тексте письма не упоминается

Свернуть Показать
Отметка о приложении в виде оригинала сброшюрованного документа, который полностью в тексте письма не упоминается
Пример 3

Отметка о приложении в виде оригинала сброшюрованного документа, который полностью в тексте письма упоминается

Свернуть Показать
Отметка о приложении в виде оригинала сброшюрованного документа, который полностью в тексте письма упоминается
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  2 голоса

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.