Служба делопроизводства соблюдает общее правило ведения деловой переписки, когда с помощью официальных сопроводительных писем направляются важные документы, чтобы потом и автор, и адресат получили возможность работать с ними (договором, инструкцией, отчетом, проектом и т.п.). Только один экземпляр документа остается у автора, а другой направляется адресату. Например, экземпляры договоров, имеющих одинаковую юридическую силу, должны быть у каждой из сторон, отчеты по НИР и проекты, экземпляры которых должны как остаться у исполнителя работ, так и быть переданы заказчику. Делается это не для архива, а прежде всего для сохранения доказательств факта обмена конкретными документами. Поэтому единственный экземпляр (подлинник), сброшюрованный и многостраничный, адресату никогда не направляется. У организации-автора должна остаться или копия, или свой «авторский» экземпляр (имеющий такую же юридическую силу, как и отправленный документ).
Обратите внимание, что в документоведении есть понятие «умноженный оригинал», когда все экземпляры документа имеют одинаковую юридическую силу по умолчанию или по соглашению сторон (акты, договоры, отчеты, дополнительные соглашения к договорам, платежные поручения и т.п., они знакомы всем по практике договорной работы).
Другое дело, когда с сопроводительным письмом направляются копии документа, например локального нормативного акта, который действует в организации и всегда может быть найден и представлен в качестве доказательства. Тогда создается только одна заверенная копия такого документа, которая направляется адресату, а изготавливать и заверять вторую копию для ее подшивки в дело вместе со своим экземпляром сопроводительного письма нет смысла, ведь в ваших делах остается оригинал. Достаточно будет оформления в письме отметки о таком приложении – копии хранящегося у вас в ином деле оригинала.
Многостраничные приложения сшиваются либо брошюруются и тогда отметка в сопроводительном письме будет следующей (согласно п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 и п. 4.19 Методических рекомендаций по его внедрению – с указанием количества экземпляров, но без количества страниц документа):
4.19. …В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:
… – если приложения сброшюрованы:
Приложение: отчет о НИР в 2 экз.
Приведем еще образцы оформления такой отметки в данной ситуации:
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
В организации основания к приказам по личному составу группируются вместе с приказами. Необходимо ли при подшивке и описании дел разделять это дело?
В государственном учреждении меняется состав экспертной комиссии. Может ли быть ее председателем не заместитель руководителя учреждения, а директор дирекции, курирующей делопроизводство? Директор дирекции находится в прямом подчинении руководителя учреждения. А заместители руководителя учреждения делопроизводство не курируют.
Как в приказе об увольнении понимать фразу в скобках «(ненужное зачеркнуть)»? Что здесь ненужное? От чего это зависит? Как правильно заполнить?
В номенклатуру дел наряду с подлинниками включены и вторые экземпляры документов. Как правильно отразить их в номенклатуре и как определить срок хранения таких документов? Например, по итогам года обнаружили несколько штатных расписаний.
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
