Служба делопроизводства соблюдает общее правило ведения деловой переписки, когда с помощью официальных сопроводительных писем направляются важные документы, чтобы потом и автор, и адресат получили возможность работать с ними (договором, инструкцией, отчетом, проектом и т.п.). Только один экземпляр документа остается у автора, а другой направляется адресату. Например, экземпляры договоров, имеющих одинаковую юридическую силу, должны быть у каждой из сторон, отчеты по НИР и проекты, экземпляры которых должны как остаться у исполнителя работ, так и быть переданы заказчику. Делается это не для архива, а прежде всего для сохранения доказательств факта обмена конкретными документами. Поэтому единственный экземпляр (подлинник), сброшюрованный и многостраничный, адресату никогда не направляется. У организации-автора должна остаться или копия, или свой «авторский» экземпляр (имеющий такую же юридическую силу, как и отправленный документ).
Обратите внимание, что в документоведении есть понятие «умноженный оригинал», когда все экземпляры документа имеют одинаковую юридическую силу по умолчанию или по соглашению сторон (акты, договоры, отчеты, дополнительные соглашения к договорам, платежные поручения и т.п., они знакомы всем по практике договорной работы).
Другое дело, когда с сопроводительным письмом направляются копии документа, например локального нормативного акта, который действует в организации и всегда может быть найден и представлен в качестве доказательства. Тогда создается только одна заверенная копия такого документа, которая направляется адресату, а изготавливать и заверять вторую копию для ее подшивки в дело вместе со своим экземпляром сопроводительного письма нет смысла, ведь в ваших делах остается оригинал. Достаточно будет оформления в письме отметки о таком приложении – копии хранящегося у вас в ином деле оригинала.
Многостраничные приложения сшиваются либо брошюруются и тогда отметка в сопроводительном письме будет следующей (согласно п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 и п. 4.19 Методических рекомендаций по его внедрению – с указанием количества экземпляров, но без количества страниц документа):
Фрагмент документа
Пункт 4.19 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
4.19. …В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:
… – если приложения сброшюрованы:
Приложение: отчет о НИР в 2 экз.
Приведем еще образцы оформления такой отметки в данной ситуации:
Пример 1. Отметка о приложении в виде копии сброшюрованного документа
Пример 2. Отметка о приложении в виде оригинала сброшюрованного документа, который полностью в тексте письма не упоминается
Пример 3. Отметка о приложении в виде оригинала сброшюрованного документа, который полностью в тексте письма упоминается
