• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» ноябрь 2019

Как из филиала дать указание в головной офис?

  • 0 комментариев
  • 114 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
В случае необходимости как дать указание сотруднику, занимающему должность в основном офисе (в головной организации)? У нас филиал. Как это сделать корректно?

Предположим, что речь идет о взаимодействии с головной организацией по вопросам управления документами. Возможно, это касается контроля за исполнением документов, который является самым актуальным.

В рамках служебно-товарищеского стиля коммуникаций ответственный за ведение делопроизводства в филиале имеет право обратиться в службу делопроизводства в головном офисе с помощью:

  • служебной записки (строго официальный характер), или
  • электронного сообщения (менее официальный характер), или
  • по телефону (еще менее официальный, но служебный разговор).

Текст необходимо сформулировать в форме вопроса, напоминания, обсуждения, просьбы о разъяснении или предложения по улучшению взаимодействия, технологии выполнения работ, краткого отчета по контролируемому вопросу и т.п.

Пример
Свернуть Показать

Если сотрудник-контролер головной организации не снял с контроля документ или поручение даже при получении своевременного отчета филиала, то сотрудник филиала имеет право в форме электронного сообщения или по телефону напомнить ему, что отчет филиалом был представлен вовремя. Служебно-товарищеское взаимодействие может строиться «на равных».

Ответственный за ведение делопроизводства в филиале имеет право обращаться письменно непосредственно к руководителю службы делопроизводства головной организации в рамках своего функционального подчинения или к сотруднику данной службы, в чьей зоне ответственности находится соответствующая функция. Взаимодействие приобретает более официальный характер и может строиться «по вертикали» по отношению к вышестоящему по данной функции сотруднику.

Если же в вопросе речь действительно идет о должностном лице головной организации, то руководителю филиала в форме служебной записки или при личной встрече придется разъяснить спорную или критичную ситуацию вышестоящему руководителю данного должностного лица. Ведь именно его вышестоящий руководитель в головной организации может дать ему указания по вопросу взаимодействия с конкретным филиалом или всеми филиалами, если вопрос имеет общекорпоративное значение.

Конечно, все зависит от корпоративной культуры организации, от того, как построена система административно-функционального подчинения. Данные аспекты обычно находятся в компетенции заместителя руководителя по организационному развитию. В крайнем случае, руководитель филиала может обращаться к нему по всем вопросам организации взаимодействия.

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.