• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» декабрь 2019

Как регистрировать и подшивать 2 документа, пришедшие в 1 почтовом конверте?

  • 0 комментариев
  • 52 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
В случае регистрации входящего документа, отправленного через «Почту России», регистрировать все вложения необходимо отдельно? Например, в письме имеется 2 разных претензии от физлиц. Если в описи, вложенной в письмо, перечислены эти 2 претензии, то в дело подшиваются и опись, и все вложения. Входящий номер тогда у них будет 1 или надо регистрировать эти документы под разными номерами?

Вы имеете дело сначала с почтовым отправлением, которое получили через «Почту России», – это не документ, а совершенно иной материальный объект, который в правилах оказания услуг почтовой связи рассматривается как термин, как некая категория. А видов почтовых отправлений может несколько: письмо, бандероль, посылка, телеграмма, почтовый перевод и даже электронное сообщение.

Очевидно, полученное вами письмо было ценным, т.к. вместе с 2 документами (претензиями 2 разных клиентов) в конверт была вложена опись почтового отправления. Вскрыв конверт, вы получили 2 поступивших документа, каждый из которых необходимо зарегистрировать в качестве самостоятельного «входящего» и подготовить индивидуальный ответ каждому клиенту.

Если в организации принята технология подшивки в дело и самого полученного документа, и описи (а иногда и конверта), то для соблюдения данного порядка придется сделать одну ксерокопию описи вложения (и конверта, если у вас так принято), далее к одному из полученных документов присоединяете копию описи (и конверта), а к другому – оригинал.

Подумайте о технологии работы. В отметках о получении и о регистрации (эти операции могут производиться в разное время, но могут делаться и одновременно) на поступившем документе всегда должно быть оформлено наименование организации-получателя (как правило, сокращенное), что подтверждает следующее: организация, которой адресован документ, действительно его получила. А с даты получения документа эта организация несет за него ответственность. Так что в дела с какой-то частью переписки конверты и описи вложений можно не подшивать. При этом есть значимые исключения. Так, в претензионных и юридических отделах компаний по различным спорным вопросам предоставления услуг и отношений с клиентами и госорганами заранее собираются все возможные доказательства, включая конверты, описи вложений и т.п.

Об оформлении отметок о поступлении документа в организацию и о его регистрации, а также неточностях ГОСТ Р 7.0.97-2016 читайте в 7’ 2019
Мнение
Свернуть Показать
Мария Смольянинова, главный редактор издательства «Бизнес-Арсенал», магистр права

Дело также в том, что согласно п. 1 ст. 165.1 Гражданского кодекса РФ юридически значимое сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено, но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним. Момент доставки юридически значимых сообщений может быть согласован в договоре (п. 2 ст. 165.1 ГК РФ). Например, в нем может быть указано, что сообщение считается доставленным в момент его поступления в отделение почты получателя. А принимающий корреспонденцию работник может об этом даже не знать! Или, скажем, для бухгалтерии при получении заказного письма от налогового органа будет важна дата его отправки, поскольку в силу п. 4 ст. 31 Налогового кодекса РФ датой его получения считается 6-й день со дня отправки заказного письма.

Так что в дела с перепиской конверты и описи вложений лучше подшивать, ведь вы можете быть не в курсе всех нюансов.

Пример 1

Отметка о поступлении документа в организацию

Свернуть Показать
Отметка о поступлении документа в организацию

Пример 2

Отметка о регистрации входящего документа

Свернуть Показать
Отметка о регистрации входящего документа

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.