• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» декабрь 2019

Как оформить «копию с копии»?

  • 0 комментариев
  • 70 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Устав нашей организации утверждается Правительством РФ, соответственно, оригинал документа хранится там, по факту у нас – копия. Но различные организации (БТИ, МОЭК и т.п.) часто запрашивают у нас копию устава, заверенную нашей организацией. Как в таком случае оформляется заверительная надпись?

Вы работаете с удостоверенной копией (возможно, и с нотариальной), на первом листе которой уже должна быть оформлена отметка «Копия», а листы пронумерованы и прошиты. На обороте последнего листа копии должна быть оформлена заверительная надпись со словами, например: «Прошито и пронумеровано 23 (Двадцать три) листа». Эта заверительная надпись должна быть подписана уполномоченным должностным лицом, датирована и удостоверена печатью (как правило, печатью управления делами).

Для создания фактически «копии с копии», что будет вполне законно, учитывая особенности создания вашей организации, необходимо:

  • ксерокопировать все листы копии и оборотную сторону последнего листа с заверительной надписью;
  • в полученной копии с копии устава должно быть на 1 лист больше, т.е. оборот последнего листа оригинала с заверительной надписью станет неотъемлемой частью и самостоятельным листом копии с копии. Далее все делается в обычном и очень надежном порядке:
    • заново нумеруются все полученные листы копии с копии (рядом или чуть сбоку от ранее проставленных номеров);
    • листы копии прошиваются;
    • на верхнем поле первого листа заново проставляется отметка «Копия» (уже штампом вашей организации) – см. Пример 1;
    • на обороте последнего листа копии с копии (на его лицевой стороне будет «первая» откопированная заверительная надпись) на месте сделанного вами сшива листов приклеивается лист бумаги небольшого формата;
    • на нем оформляется заверительная надпись уже вашей организации (см. Пример 2) с подписью уполномоченного должностного лица, датой и печатью вашей организации. Копии устава и других учредительных документов, как правило, удостоверяются подписью первого руководителя (или его уполномоченного заместителя) и печатью организации.
Пример 1

В верхней части лицевой стороны первого листа копии с копии окажется две отметки «Копия» (вторую ставите вы сами)

Свернуть Показать
В верхней части лицевой стороны первого листа копии с копии окажется две отметки «Копия» (вторую ставите вы сами)

Пример 2

Заверительная надпись вашей организации на обороте скопированной и прошитой вами копии документа

Свернуть Показать
Заверительная надпись вашей организации на обороте скопированной и прошитой вами копии документа

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.