• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» май 2020

Как в приказе зафиксировать контролирующее лицо?

  • 0 комментариев
  • 464 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
В нашей организации в текстах приказов есть такая фраза: «Сектору бухгалтерского учета провести инвентаризацию основных фондов и о результатах доложить МНЕ». Честно говоря, «корежит» от этой фразы. Говорю коллегам, что нельзя в распорядительной части приказа употреблять личные местоимения, необходимо формулировать: «...и о результатах доложить начальнику отделения». Иначе приказ приобретает оттенок разговорной речи, что недопустимо в официальных документах. Как это доказать? Где найти правило?

Если руководитель организации не исправляет формулировку и подписывает приказ с такими речевыми особенностями, то считайте, что они отражают 2 аспекта в издании распорядительных документов:

  • личный лингвистический стиль руководителя;
  • управленческий стиль централизованного управления и контроля, которого он придерживается.

Если речь идет о руководителе рангом пониже, то воздействовать на ситуацию будет легче.

Сначала проверьте, какие требования к тексту документов сформулированы в вашей Инструкции по делопроизводству. Конечно, они должны соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Далее, рекомендуем проверить положение о вашей службе делопроизводства и вашу конкретную должностную инструкцию. В данных локальных нормативных актах должно быть записано, что служба делопроизводства осуществляет нормоконтроль качества проектов документов, представляемых на подпись первому руководителю (руководству) организации. Это должно быть зафиксировано как постоянная функция службы делопроизводства или секретаря организации (разделы «Функции»), а право возвращать исполнителям проекты документов, оформленных с нарушениями установленных правил, необходимо зафиксировать в разделах «Права».

Теперь посмотрим, на что вы можете опереться, формулируя правила составления поручений в текстах приказов.

Раньше действовало общее правило:

  • тому, кто подписал приказ, и надо докладывать об исполнении его поручений;
  • поэтому в этом случае считалось излишним включение в приказ пункта «7. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой», хотя на практике такое встречалось;
  • если же приказ подписывался одним должностным лицом, а контроль его исполнения делегировался другому человеку, тогда последний пункт приказа формулировался следующим образом:
    «7. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Сафьянова Р.А.».
    Но теперь от этого правила отошли. Свидетельством тому являются:
  • Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 и
  • Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях. Она обязательна для госорганизаций. Негосударственные структуры могут использовать ее как образец, из которого положения можно перенести в свою Инструкцию по делопроизводству.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» разработаны ВНИИДАД, опубликованы на сайте Росархива в разделе «Методические пособия» (http://archives.ru/documents/methodics/2018-metod-rekomend-gost.shtml)

5.5… В последнем пункте распорядительного документа указывается наименование должности лица, ответственного за его исполнение, с указанием фамилии и инициалов. Например:

4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Иванова А.А…

А в приложении № 4 к этим Методическим рекомендациям дан пример оформления приказа, который нам особенно пригодится:

Пример 1

Последний пункт текста в образце приказа в приложении № 4 к Методическим рекомендациям по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016

Свернуть Показать

4. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Фрагмент документа
Свернуть Показать
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44)

3.25… Последний пункт приказа – пункт о контроле, в нем указываются должность лица, ответственного за исполнение документа в целом, его фамилия и инициалы. Например:

4. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального директора Фамилия И.О.

В отдельных случаях руководитель организации может оставить контроль за собой:

4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой…

Образцы современного формулирования пункта о контроле, который руководитель хочет «оставить за собой», из процитированных нами документов вы вполне можете показать руководителю и даже вписать в свою Инструкцию по делопроизводству. Но тут еще важно объяснить исполнителям, что означает данная формулировка, тогда в приказе руководителю не придется требовать так прямолинейно «о результатах доложить МНЕ». Только тогда более корректная фраза без местоимения «мне» будет работать.

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.