• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» август 2020

Если в архиве нет запрошенной информации

  • 0 комментариев
  • 45 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Что делать, если в архив коммерческой организации поступил запрос от физического лица, но никакой информации не найдено? Ему обязательно письменно отвечать? Как оформить ответный документ?

Предположим, что запрос поступил от бывшего работника с просьбой подтвердить факты его трудовой деятельности в вашей организации. Даже если вы трижды коммерческая структура, необходимо руководствоваться Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). В их п. 5.8-5.18 изложен порядок и сроки исполнения запросов в архив. Обычно в течение 30 дней должен быть дан ответ.

Фрагмент документа
Свернуть Показать
Пункт 5.11 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526)

5.11. Ответы на запросы пользователей, в том числе ответы на запросы социально-правового характера, оформляются в форме архивной справки, архивной выписки или архивной копии, оформленных и заверенных в установленном порядке.

При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса социально-правового характера, составляется ответ на бланке организации с указанием причин их отсутствия.

Поступивший запрос зарегистрируйте в совершенно отдельном журнале учета запросов, поступивших в архив (ведется архивом и хранится как переходящее дело). От даты регистрации отсчитываете стандартные 30 календарных дней для направления ответа.

Если у вас есть запрошенная информация, ответ оформляется в виде архивной справки.

Если документов, являющихся прямыми доказательствами, и даже косвенной информации и документов, в архиве нет, то гражданину необходимо направить соответствующее письмо-ответ на бланке организации и за подписью первого руководителя организации (возможное содержание показано в Примере). На письме необходимо проставить печать организации и оформить отметку об исполнителе – архивисте (или ответственном за архивное хранение, если архив как отдельное подразделение не создан) с указанием его контактных данных (телефон, адрес электронной почты).

Но проверьте, может быть какие-то подтверждающие документы остались в структурных подразделениях (кадры, бухгалтерия, профильное подразделение или филиал), может быть фонд ликвидированной организации-предшественника был передан в какой-то государственный или муниципальный архив.

Пример

Письмо коммерческой организации об отсутствии запрошенной информации в ее архиве

Свернуть Показать
Письмо коммерческой организации об отсутствии запрошенной информации в ее архиве


Сноски

Показать
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Тематика:

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.