Нормативные акты для сроков хранения банковских документов

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 03 / 2011

Вопрос

Каким нормативным актом руководствоваться при установлении сроков хранения банковских документов, в частности, договоров вклада, счета, кредитного договора?

Отвечает

Наталия Носарева

эксперт в сфере ДОУ и архивного дела

Основными документами, регламентирующими сроки хранения документов кредитной организации, являются:

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2010 года);
Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утверждено Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс);
а также основные нормативные документы, регламентирующие деятельность кредитных организаций по основным вопросам деятельности.

Необходимо отметить, что несколько лет назад Ассоциацией российских банков совместно с Росархивом проводилась огромная работа по разработке специализированного перечня документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, но она так и не была завершена. То есть проект перечня так и умер в недрах Росархива. Поэтому единого мнения о сроках хранения документов кредитных организаций не существует.

Рассмотрим сроки хранения договоров вклада физических лиц, установленные новым перечнем:

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558)

Мы видим, что для данного типа документов установлен срок хранения 5 лет после выполнения определенных условий (см. примечания для статей 337 и 340 Перечня).

Необходимо также знать, что Гражданским кодексом РФ не установлен срок исковой давности по договорам банковского вклада.

Также хотелось бы обратить Ваше внимание на письмо Центрального Банка РФ от 05.08.1998 № 169-Т «О размещении архивов и порядке уничтожения документов при ликвидации кредитных организаций», в приложении к которому дается примерная Номенклатура дел. В соответствии с ней установлены сроки хранения для следующих документов:

Фрагмент документа

Номенклатура дел (перечень документов) кредитной организации, подлежащих хранению после завершения ликвидационных процедур (приложение к письму Банка России от 05.08.1998 № 169-Т)

Как видно из приведенных документов, однозначного ответа на вопрос читателя нет.

Обращаясь к своему личному опыту, могу сказать, что при выделении к уничтожению документов, связанных с финансовой деятельностью физических лиц, необходимо проводить тщательную экспертизу ценности: оценивать сумму вклада, условия вклада, а также личность вкладчика.

Пример 1

Был случай, когда вкладчик обратился в банк за возвратом вклада через 10 лет после его закрытия. А о выданной в свое время доверенности на имя другого лица он и забыл. Если бы документы были своевременно уничтожены (в соответствии с установленными сроками хранения – 5 лет), то банку пришлось бы выплатить вкладчику кругленькую сумму: сумму вклада + значительно выросший процент.

Так же внимательно нужно относиться и к кредитным досье, так как встречаются прецеденты, когда они используются как доказательство в суде при разделе имущества, приобретении квартиры и при получении наследства.

Поэтому я считаю, что установленный в Перечне срок хранения продолжительностью 5 лет не актуален. И по решению экспертной комиссии кредитной организации он должен быть изменен в сторону увеличения.

И обязательно при разработке номенклатуры дел получите консультацию (желательно в письменной форме) юристов вашей кредитной организации. В таком важном вопросе ответственность за установление сроков хранения должна быть возложена на руководство кредитной организации, а не на архивариуса. При этом желательно учесть все возможные риски.