• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» ноябрь 2011

Как индивидуальному предпринимателю правильно оформить уничтожение архивных документов?

  • Рейтинг 5
  • 1 комментарий
  • 11941 просмотр
Автор ответа:
  • Храмцовская Наталья | к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов
Я являюсь индивидуальным предпринимателем. Хочу правильно оформить уничтожение архивных документов. Для составления акта на уничтожение необходима комиссия как минимум из 3 человек. Не являюсь работодателем, наемных работников у меня нет, бухгалтерию веду самостоятельно. Кого можно привлечь в комиссию или в моем случае это не обязательно?

При физическом уничтожении документов следует руководствоваться следующими принципами (п. 9.9 ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст):

  • уничтожение должно всегда быть санкционированным;
  • документы, связанные с предстоящими или актуальными судебными разбирательствами и расследованиями, не следует уничтожать;
  • уничтожение документов должно проводиться таким образом, чтобы сохранить конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
  • все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая конфиденциальные, страховые и резервные, следует уничтожить.

Выделение документов к уничтожению и сам факт их уничтожения на практике фиксируются актом. Ни для коммерческих организаций, ни для индивидуальных предпринимателей утвержденной формы такого акта не существует. Его можно составить в произвольной форме. Можно также воспользоваться формой, разработанной для федеральных органов исполнительной власти (форма «Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» приведена в приложении 28 к п. 3.5.4 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

Такой акт решает две задачи:

  • документирование решения о выделении документов на уничтожение;
  • подтверждение факта реального уничтожения перечисленных в нем документов.

В целом действующее законодательство не содержит обязательного требования о формировании комиссии в подобной ситуации. Мне удалось найти лишь один документ, который явным образом требует и от индивидуального предпринимателя создания комиссии, но только при уничтожении определенных документов:

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Порядок осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утв. постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359)

19. Упакованные в опечатанные мешки копии документов (корешки), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств (в том числе с использованием платежных карт), хранятся в систематизированном виде не менее 5 лет. По окончании указанного срока, но не ранее истечения месяца со дня проведения последней инвентаризации копии документов (корешки) уничтожаются на основании акта об их уничтожении, составленного комиссией, образованной руководителем организации (индивидуальным предпринимателем). В таком же порядке уничтожаются некомплектные или испорченные бланки документов.

На практике эту работу нередко выполняет человек, который лучше всех разбирается в составе конкретного массива документов и в их деловой ценности. В любом случае утверждает решение о выделении к уничтожению и берет на себя ответственность за него руководитель организации (т.е. руководитель бизнеса, в вашем случае это сам предприниматель).

Поэтому, как мне кажется, такое решение может быть принято самостоятельно индивидуальным предпринимателем. В то же время при желании можно привлечь сторонних консультантов и вместе с ними создать комиссию из трех человек.

При этом напоминаю, что наказать могут за преждевременное уничтожение документов. За это предусмотрена административная (ст. 13.20, 13.25 КоАП РФ) и налоговая (ст. 120 НК РФ) ответственности. За отсутствие экспертной комиссии никаких санкций не предусмотрено!

Хотя если возникнет спорная ситуация, то одной подписи предпринимателя под актом, на мой взгляд, будет недостаточно. Уничтожая документы (особенно те, по которым возможны судебные споры), желательно позаботиться, чтобы в акте расписались несколько независимых свидетелей. Как вариант, можно пригласить нотариуса, чтобы он засвидетельствовал факт уничтожения документов.

на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  1 голос

1 комментарий
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
lubovpopova, 16 января 2012 20:51

В данном случае больше подходит следующий вариант: предприниматель, уничтожающий документы, может составить акт соответствующей формы(он упомянут в ответе), а затем предоставить на рассмотрение Центральной экспертной комиссии в орган местного самоуправления. Комиссия согласует на своем заседании, поставить гриф о согласовании на акте. и все будет в рамках закона.

+2

Ответить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.