Описываем общий порядок работы. Как номенклатура дел в конце года на следующий год разрабатывается, согласовывается и утверждается. Сколько подлинных экземпляров оформляется и где они хранятся. Что рассылается по подразделениям. Что такое рабочий экземпляр номенклатуры, какие изменения в течение года в нем отражаются от руки. Зачем и как оформляется дополнение к номенклатуре дел по истечении года (на основе правок, накопленных в рабочих экземплярах номенклатуры дел). Отдельно разбираем актуальный вопрос: как отразить массовые изменения в номенклатуре дел, вызванные вступлением в силу нового Перечня документов со сроками хранения после ее утверждения? Есть вероятность такого сценария для номенклатуры дел на 2027 год, т.к. новый типовой Перечень управленческих документов ожидают в конце 2026 – начале 2027 года. Попутно вспоминаем, какие разъяснения на этот счет давал Росархив для номенклатур дел на 2020 год (когда новый Перечень вступил в силу в середине февраля 2020 года).

Когда обеспечение питанием работников является обязанностью работодателя (в том числе если закон прямо обязывает предоставлять питание: вредные условия труда, лечебно-профилактическое питание, вахтовый метод), а когда – дело добровольное. Как квалифицировать бесплатное питание (как оплату труда в натуральной форме или как социальную гарантию) с учетом того, что именно от этого зависят налоговые последствия. Можно ли учесть расходы в целях уменьшения базы по налогу на прибыль с учетом коллизии между разрешающими и запрещающими нормами и позицией чиновников. Когда возникает объект обложения НДС (ключевой критерий – персонификация питания) и появляется право на вычет. Как определяется натуральный доход по НДФЛ, включая порядок определения дохода при персонифицированном либо обезличенном питании, в том числе расчетным методом. Облагается ли питание страховыми взносами с учетом жесткой позиции чиновников и противоположной судебной практики. Обо всем этом с анализом позиций Роструда, ФНС России и Минфина России, а также подходов судов читайте в статье. Здесь же найдете рекомендации по выбору подходящей модели питания для сотрудников и оценке налоговой нагрузки до того, как она станет предметом конфликта. Это тот случай, когда без комплексного подхода (сочетания знаний трудового и налогового законодательства, а также практики их применения) не обойтись. Ведь от того, какие формулировки использованы в трудовых (коллективных) договорах и локальных нормативных актах, какой подход выбрал работодатель при организации питания сотрудников, зависит налоговое бремя организации.

Современная коммерческая разработка невозможна без готовых компонентов с открытым исходным кодом и (все чаще) без ИИ-ассистентов, которые пишут, дополняют и проверяют код. Именно на стыке этих технологий возникает наиболее чувствительный для бизнеса комплекс правовых рисков: «заражение» продукта условиями копилефтных лицензий, неопределенность прав на код, созданный нейросетью, неясное происхождение обучающих данных, утечки коммерческой тайны и персональных данных, а также новые обязательные требования к безопасности цепочки поставки программного обеспечения (ПО). Узнаете, какие обязанности и виды ответственности возникают у разработчика и заказчика по российскому праву, как эти же риски оцениваются в некоторых странах СНГ, Азии, Евросоюза и США и как выстроить систему юридического и технического контроля, которая выдержит проверку и при аудите сделки, и в суде.

Какие данные можно ввести в карточку создания документа в СЭД, какими справочниками при этом пользоваться, чтобы на выходе получить и готовый распорядительный документ, и методику работы с ним в СЭД (согласующих лиц; подписание; рассылку на ознакомление; заполнение сведений, необходимых для контроля исполнения выданных поручений). Идея хорошая, но трудности при ее реализации все-таки возникли. Объясняем, как их можно обойти. Наградой для вас станет: а) уменьшение числа ошибок в оформлении документов и в сведениях о них в СЭД; б) сокращение трудозатрат у исполнителей на создание документов, а у службы делопроизводства – на их нормоконтроль.

Приближается пора новогодних корпоративов – и вместе с ней риск судебных споров, вытекающих из некачественного оказания услуг по организации и/или проведению корпоративных мероприятий. Поэтому мы решили заблаговременно вам рассказать, как суды в последние годы разрешали конфликты между заказчиками и исполнителями таких мероприятий; в каких случаях заказчик может взыскать убытки за некачественный корпоратив, а когда суд откажет из-за недоказанности; почему исполнителю важно подтвердить факт оказания услуг и как отказ от мероприятия влияет на возврат аванса и неустойку; как правильно оформлять договор, фиксировать недостатки в оказываемых услугах, составлять закрывающие документы. Даем рекомендации как для заказчиков, так и исполнителей подобных услуг. Освещаем тему налоговых рисков: когда расходы на корпоратив налоговики снимут из-за формального документооборота и что нужно сделать, чтобы этого избежать.

Отдел кадров ежегодно накапливает документы с истекшими сроками хранения (характеристики, справки, отчеты, переписка, графики, некоторые заявления и приказы и пр.). Их нельзя просто выбросить – уничтожение должно быть оформлено актом о выделении к уничтожению, согласовано с экспертной комиссией и утверждено руководителем. В статье рассказываем, как составить, согласовать и утвердить такой акт для кадровых документов, какие формы использовать, как отразить в нем россыпь черновиков и проектов, как действовать, если кадровые документы переданы на депозитарное хранение в сторонний коммерческий архив, каким образом разграничивается функционал сотрудников отдела кадров и делопроизводственной службы, архива, службы безопасности и хозяйственного отдела при осуществлении уничтожения документов отдела кадров. Показываем образцы актов и объясняем, кто их подписывает, когда и как их хранить.