Рассказываем, как Сбербанк строит систему учета документов и данных, где собственный Перечень и номенклатура дел становятся фундаментом автоматизированного управления жизненным циклом документов и информации колоссального объема (от центрального аппарата до всех территориальных отделений банка). Зачем организации собственный Перечень документов со сроками хранения? В нем можно: собирать сроки из большого числа нормативных документов и в результате их анализа назначать сроки хранения в вашей организации для разных уровней оргструктуры; определять триггерные события, после наступления которых автоматически начинает отсчитываться срок хранения; фиксировать особые условия, при которых длительность хранения меняется. Как Сбербанк изменил работу с номенклатурой дел: принцип систематизации документов и др. Какую сложную структуру индекса дела использовать, чтобы это помогало автоматически относить затраты на хранение документов на конкретные статьи, управлять доступом, искать и уничтожать документы / информацию. Сквозной пример наглядно показывает трансформацию данных, начиная с нормативного акта, установившего срок хранения, через Перечень Сбербанка и заканчивая номенклатурой дел. Как поддерживать актуальность своего Перечня и номенклатуры – какие правила мотивируют подразделения вовремя вносить либо инициировать изменения.

На основе анализа свежих судебных актов окружных арбитражных судов за 2025–2026 годы показываем, какие критерии используют налоговые органы и суды, чтобы отличить реальное гражданско-правовое сотрудничество от скрытых трудовых отношений. В том числе рассматриваем, как правильно оформить договор с самозанятым, чтобы он не был признан трудовым. Какие обстоятельства чаще всего приводят к переквалификации – от закрепления трудовой функции до централизованного предоставления отчетности. Каковы последствия переквалификации: суммы доначислений, размеры штрафов, порядок уплаты НДФЛ и взносов (есть пример расчета). Можно ли зачесть суммы налога на профессиональный доход (НПД), уплаченные самозанятыми, в счет исполнения обязанностей налогового агента, и как правильно оформить такой зачет (есть ссылка на разъяснение ВС РФ). Какие практические меры помогут защититься от претензий проверяющих и судебных тяжб при работе с самозанятыми (есть конкретные рекомендации). Независимо от того, предстоит ли вам оформлять документы с самозанятыми или вы рассматриваете вопрос о регистрации себя в качестве плательщика НПД, стоит быть в курсе рисков, связанных с данным статусом, и путей их минимизации.

Какие правовые механизмы защищают голос, изображение и биометрию сотрудника от несанкционированного клонирования? Почему эти объекты охраняются законом и как правильно оформить согласие на обработку биометрии и создание цифрового аватара? Каким образом можно регламентировать использование голоса, изображения и аватара работника во внутренних документах? Что включить в должностную инструкцию сотрудника, работа которого связана с использованием искусственного интеллекта (ИИ)? Как оформить согласие работника на создание цифрового аватара, закрепить права на результаты, созданные с помощью ИИ? Отвечаем на эти и связанные с ними вопросы, а также анализируем типичные сценарии нарушений (внешнее мошенничество с дипфейками топ-менеджеров, утечка цифрового образа через публичные нейросети и EULA, использование аватара после увольнения, инсайдерские злоупотребления при слабом контроле). Советуем, как выстроить систему минимизации рисков (особые условия договоров с ИИ-вендорами, использование детекторов дипфейков, выбор моделей, обученных на правомерно полученных данных). Объясняем, почему ссылка «это сгенерировал ИИ» не освобождает компанию от ответственности (гражданско-правовой и за нарушение правил обработки персональных данных). Приводим удобную таблицу-шпаргалку по этапам фиксации человеческого участия при работе с ИИ, готовый образец соглашения с работником об использовании его цифрового клона (аватара), а также фрагмент должностной инструкции работника, трудовая функция которого связана с использованием ИИ.

Что остается компании, если документ создается ею в личном кабинете на сайте другой организации (например, отчеты для ведомств с постоянным сроком хранения или договор обслуживания банка, срок хранения которого может оказаться гораздо больше 5 лет с даты создания)? Объясняем, как получить выгрузку из чужой системы архивного пакета файлов, который включает не только подписанный документ и УКЭП, а еще квитанцию и метку доверенного времени – именно они обеспечат юридическую силу подписанного документа даже после истечения срока действия сертификата УКЭП, что важно для архивного хранения. Показываем, как отражать в номенклатуре дела с такими электронными «выгрузками» и их бумажными копиями. Примеры оформления заверительной надписи на бумажной копии: если пакет файлов документа организация сохраняет (в СХЭД или на обособленном носителе в архиве или структурном подразделении) и если не сохраняет его.

В этом году Президиум Верховного Суда РФ уже выпустил два больших обзора судебной практики. Документы содержат разъяснения по широкому кругу вопросов. Мы отобрали семь наиболее интересных для юриста-судебника и корпоративного юриста, снабдив их экспертными комментариями и выводами. В частности, как исчисляется срок запрета на занятие руководящих должностей; какой суд рассматривает споры о разделе общего имущества супругов, включающего акции и доли; когда условие о гонораре успеха считается согласованным; с какого момента течет срок исковой давности для взыскания убытков в виде уплаченной неустойки; в какой очередности погашаются требования при судебном зачете; отвечает ли цедент за уступку несуществующего требования; когда банк не вправе отказать в выплате по гарантии после истечения срока.

В каких кадровых процедурах письменное уведомление работника важнее приказа (все случаи, когда работодатель обязан о чем-то уведомить работника, перечислены в специально разработанной таблице). Как грамотно составить уведомление в зависимости от конкретной ситуации и зафиксировать факт отказа работника от подписи на приказе или уведомлении, подтверждающей ознакомление. Каким образом оформление и вручение уведомления помогает доказать выполнение работодателем обязанности информировать работников в случаях, установленных ТК РФ. Каковы сроки и формы уведомлений, используемых в кадровых процедурах, а также ответственность за неуведомление. Как оформлять акты, фиксирующие отдельные действия (или бездействие) работника, в интересах работодателя. Каков порядок запроса письменного объяснения работника. В какие сроки надлежит знакомить работников с приказами об увольнении и применении дисциплинарных взысканий в виде замечания и выговора. Приводим готовые примеры уведомлений об увольнении в связи с неудовлетворительным результатом испытания и о необходимости предоставить письменное объяснение, актов о непредоставлении письменного объяснения и об отказе от подписи, удостоверяющей факт ознакомления. В вашем распоряжении также подробный перечень реквизитов актов и уведомлений с правилами их оформления в удобной табличной форме.