• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» октябрь 2015
  • Рубрика Архивное дело

Организация архива в компании

Окончание статьи, начало в № 9`2015

Как организовать архив своими силами с нуля? Во второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, мы разбираем следующие аспекты его ­работы: учет документов в архиве, их использование и уничтожение.
Мы также поможем вам прицениться к стоимости внеофисного хранения документов в коммерческом архиве, подскажем, на какие условия договора обратить внимание.



Учет документов в архиве

Учет документов необходим для определения количества и состава дел, хранящихся в архиве, это одно из средств обеспечения их ­сохранности. Мы должны учитывать поступление и выбытие любого документа.

Основными учетными документами в архиве организации являются:

  • книга учета поступления и выбытия документов,
  • описи сдаваемых в архив дел,
  • реестр описей,
  • лист-заверитель дела и внутренняя опись дела.

В архив должны поступать уже правильным образом оформленные дела. Для учета документов, находящихся в делах, к каждому из них оформляется лист-заверитель и внутренняя опись. Оформление дел перед передачей в архив проводят сотрудники службы ДОУ (задача архивиста – проконтролировать правильность). Описи дел, которые сдаются в архив из подразделения (см. Пример 3 в первой части статьи), как правило, составляются сотрудником службы ДОУ или ответственным за делопроизводство в данном подразделении (сотрудник архива лишь принимает единицы хранения по ним).

А вот реестр описей принятых дел и книга учета поступления и выбытия документов уже ведутся сотрудниками архива. Рассмотрим эти документы подробнее.

См. новость «Новые Правила организации хранения архивных документов»

Все данные по поступлению или выбытию работник архива вносит в книгу учета поступления и выбытия документов (ее форма дана в Приложении 24 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила). Но для удобства мы ведем учет поступления и выбытия в двух разных книгах (см. Примеры 5 и 6), разработанных на основе ­утвержденной формы «общей» книги.

Пример 5

Книга учета поступления документов

СвернутьПоказать
Книга учета поступления документов
Пример 6

Книга учета выбытия документов

СвернутьПоказать
Книга учета выбытия документов
Пример 7

Реестр описей

СвернутьПоказать
Реестр описей
Пример 8

Заверение сшива книги (на ее обороте)

СвернутьПоказать
Заверение сшива книги (на ее обороте)

При ведении бумажного документооборота книгу учета можно купить в канцелярском магазине и соответствующим образом оформить:

  • необходимо частично заполнить титульный лист (указывается наименование организации, номер тома, дата начала ведения книги учета);
  • оформить графы табличной части;
  • пронумеровать все страницы и прошить документ, на нити прошивки на обороте книги приклеивается лист с заверительной надписью, показанный в Примере 8 (подпись руководителя подразделения, в котором ведется книга, частично должна располагаться на ее обложке, а частично заходить на наклеенный листок; аналогично проставляется оттиск печати, если у подразделения есть своя печать);
  • если книга учета заканчивается «в середине года», то таким же образом оформляется следующий том. В конце каждого тома делается итоговая запись за период регистрации, отраженный в нем: см. отметку с цифрой 1 в Примере 5 (если период регистрации меньше года, то в итоговой записи вместо фразы «Итого в 2014 году...» будет, ­например, ­«Итого за период с 12.01.2014 по 30.09.2014...»);
  • книга учета может быть «переходящим» делом, а может заводиться только на год. В любом случае в конце года необходимо оформлять ­годовую итоговую запись;
  • при окончании тома или дела на титульном листе заполняется дата окончания его ведения (см. отметку «2» в Примере 5).

Если учет ведется в программе Excel, то в начале следующего года она распечатывается за предыдущий год и оформляется: с прошивкой листов и заверительной надписью на обороте сшива (как в Примере 8), а также ­итоговой годовой записью в конце таблицы (см. отметку «2» в Примере 5).

Реестр описей нам необходим для регистрации описей дел и документов, поступающих в архив от структурных подразделений. В нем фиксируются основные данные по поступившим описям (форма реестра дана в Приложении 26 Основных правил, мы ее лишь немного модифицировали – см. Пример 7). Лучше вести реестр в Excel и периодически ­распечатывать, оформлять.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.