• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июнь 2018
  • Рубрика Оформление документов

Что изменилось в ГОСТ Р 7.0.97-2016 по сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003

  • Рейтинг 5
  • 14 комментариев
  • 2282 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Воспользуйтесь готовым анализом изменений в оформлении организационно-распорядительных документов: какие реквизиты появились, какие упразднили, что поменялось в правилах оформления оставшихся (там достаточно много корректировок). Так вам будет легче оценить, какие нововведения следует внести в правила составления документов вашей организации.
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 вступает в силу 1 июля 2018 года. Поясним, что в нем только что изменилось по сравнению с первоначальной редакцией, утвержденной еще в декабре 2016 года.



Сфера применения

1 июля 2018 г. вводится в действие новый национальный стандарт на оформление организационно-распорядительных документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Новый стандарт принят взамен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Справка
Свернуть Показать

ГОСТ Р 7.0.97-2016 был утвержден приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст и первоначально датой введения стандарта в действие было 1 июля 2017 г.

Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст дата введения в действие национального стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016 была перенесена на год – на 1 июля 2018 года. Причиной переноса послужило упоминание в п. 3.3 стандарта проприетарных шрифтов, применение которых возможно только при условии приобретения соответствующей лицензии, иначе говоря, относимых к несвободному программному обеспечению. Авторское право на шрифты, первоначально названные в стандарте (Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14), принадлежит иностранным владельцам.

Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» предусмотрено создание и ведение Единого реестра российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных1. Одновременно Правительством РФ был введен запрет2 на допуск программ для электронных вычислительных машин и баз данных, происходящих из иностранных государств, на использование органами государственной власти и органами местного самоуправления, а также утвержден план перехода в 2016–2018 годах3 федеральных органов исполнительной власти и государственных внебюджетных фондов на использование отечественного офисного программного обеспечения.

В связи с этим Росстандартом утверждено изменение № 1 к ГОСТ Р 7.0.97-2016, предусматривающее изложение п. 3.3 стандарта в новой редакции:

«3.3. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.

Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов №№ 12, 13, 14.

При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров».

ГОСТ Р 7.0.97-2016, как и любой другой национальный стандарт, введенный в действие после 2002 года, применяется добровольно4. Добровольность применения национальных стандартов – один из важнейших принципов стандартизации. На практике он означает, что:

  • организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет. Если она принимает решение применять национальный стандарт, он приобретает для нее характер нормативного документа;
  • никакой административной ответственности за неприменение стандарта не может быть в принципе.

Конечно, при этом следует учитывать, что применение стандарта дает определенные преимущества:

  • применение стандарта оправдано экономически;
  • позволяет исключить возможные проблемы при взаимодействии посредством документов различных организаций между собой;
  • применение стандарта повышает культуру работы с документами.

Любой стандарт всегда основывается на лучшей практике, в стандарте всегда закрепляются наиболее оптимальные для определенного периода времени решения (правила, нормы, требования) в отношении объекта стандартизации. Кроме того, оформление документов в соответствии с ГОСТ гарантирует юридическую значимость документа как судебного доказательства. Суды при рассмотрении документа в процессе оценивают его с точки зрения оформления, опираясь на положения стандарта.

Стандарт предназначен всем, кто в той или иной степени участвует в подготовке организационно-распорядительных документов, при этом:

  • исполнитель получает простые и понятные правила оформления документов;
  • руководитель получает инструмент для оценки правильности оформления документов исполнителями;
  • служба делопроизводства получает инструмент для оценки качества подготовки документа.

По сложившейся практике применение стандарта на оформление документов осуществляется в организациях через включение его положений в локальные нормативные акты (далее – ЛНА), устанавливающие требования к документам, прежде всего в Инструкцию по делопроизводству. В связи с введением стандарта в действие основной задачей, стоящей перед службами делопроизводства организаций (работниками, ответственными за организацию работы с документами), становится приведение ЛНА, содержащих правила оформления документов, в соответствие с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

По сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003, взамен которого принят ГОСТ Р 7.0.97-2016, у нового стандарта несколько изменились название и номер.

Изменения в названии стандарта обусловлены тем, что новый стандарт не имеет жесткой привязки к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД). В новом стандарте эта система не упоминается ни в названии, ни в разделе 1 «Область применения». В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 требования стандарта распространялись только на документы, включенные в раздел 02 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). В связи с тем, что УСОРД с 1993 г. не ведется и раздел 02 ОКУД включает лишь очень незначительную часть унифицированных форм организационно-распорядительных документов, ГОСТ Р 7.0.97-2016 не связан с УСОРД и распространяется на все организационно-распорядительные документы, в т.ч. включенные в ОКУД. Перечень организационно-распорядительных документов, которые приведены в разделе 1 «Область применения» и на которые распространяется действие стандарта, не является закрытым и имеет, скорее, иллюстративный характер.

Изменение номера стандарта вызвано тем, что Технический комитет (ТК) Госстандарта, через который в свое время проходил ГОСТ Р 6.30-2003, был ликвидирован. Поэтому было принято решение вести пересмотр стандарта в ТК 191 Росстандарта, который ответственен за систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). По этой причине новый ГОСТ имеет иной номер и входит в иной класс стандартов.

Содержание стандарта

ГОСТ Р 7.0.97-2016 включает разделы:

1. Область применения;

2. Нормативные ссылки;

3. Общие требования к созданию документов;

4. Реквизиты документа;

5. Оформление реквизитов документов;

6. Бланки документов;

  • Приложения (справочные):
    • А «Расположение реквизитов на титульном листе документа»;
    • Б «Схемы расположения реквизитов документов»;
    • В «Образцы бланков документов».

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 появилось два новых раздела: 2 «Нормативные ссылки» и 3 «Общие требования к созданию документов» и одно новое приложение – с формой титульного листа документа.

В разделе 2 «Нормативные ссылки» приводятся сведения о так называемых ссылочных стандартах5:

  • ГОСТ Р 7.0.8 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
  • ГОСТ Р ИСО 15489-1 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Совершенно новым разделом стандарта является раздел 3 «Общие требования к созданию документов», в котором изложены положения, относящиеся к изготовлению документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.). Основными положениями этого раздела являются следующие:

  • документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов;
  • вторую и последующие страницы документа нумеруют (номер страницы проставляется посредине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа);
  • допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа;
  • абзацный отступ текста документа составляет 1,25 см;
  • текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала, многострочные реквизиты печатаются через 1 межстрочный интервал;
  • текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа);
  • допускается выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

Новое приложение к стандарту (приложение А) определяет состав реквизитов титульного листа документа и порядок их расположения. Титульный лист, как правило, используется при оформлении многостраничных документов, относящихся к системе организационно-правовой документации (правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты и др.), а также при подготовке таких документов, как программы, планы, отчеты и т.п.

Состав реквизитов документов и правила их оформления

По количеству реквизитов старый и новый ГОСТы не различаются, но изменения в их составе есть: отдельные реквизиты не включены в новый стандарт, есть новые и есть такие, которые претерпели редакционные изменения.

Реквизиты, не включенные в ГОСТ Р 7.0.97-2016

К таковым относятся:

  • код организации (реквизит 04 по старому ГОСТ Р 6.30-2003);
  • основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05 по ГОСТ Р 6.30-2003);
  • идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП) (реквизит 06 по ГОСТ Р 6.30-2003);
  • идентификатор электронной копии документа (реквизит 30 по ГОСТ Р 6.30-2003).

Первые три из перечисленных здесь реквизитов, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, указывались в бланках писем. В новом стандарте они утратили статус самостоятельных реквизитов, но фактически остались в бланках писем, хотя уже в составе реквизита 08 «Справочные данные об организации». Поэтому с точки зрения бланка письма (состава его реквизитов и их расположения) ничего не изменилось! Смотрите:

  • ближайший (на следующей странице) фрагмент нового ГОСТ с образцом бланка письма с угловым расположением реквизитов, а также
  • Пример 1 с бланком письма коммерческой организации, который не потребуется корректировать в связи с выходом нового ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Здесь мы пометили те самые реквизиты их номерами из старого стандарта.

Фрагмент документа
Свернуть Показать
Пример 1

Бланк письма коммерческой организации

Свернуть Показать
Бланк письма коммерческой организации

Причина исключения реквизита «Идентификатор электронной копии документа» (реквизит 30 по ГОСТ Р 6.30-2003) – утрата практического значения. В современных условиях, когда применяются системы электронного документооборота (далее – СЭД), документ включается в СЭД (например, в виде скан-копии бумажного оригинала) и его ключевые реквизиты описываются в электронной карточке этого документа. По ним-то потом и можно его найти, т.е. в условиях применения СЭД не требуется использование дополнительного идентификатора документа.

Реквизиты, включенные в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (новые реквизиты)

Среди них:

  • наименование структурного подразделения – автора документа (реквизит 06 по ГОСТ Р 7.0.97-2016);
  • наименование должности лица – автора документа (реквизит 07 по ГОСТ Р 7.0.97-2016);
  • гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14 по ГОСТ Р 7.0.97-2016);
  • отметка об электронной подписи (реквизит 23 по ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Включение наименования структурного подразделения и должности лица, издавшего документ, как отдельных реквизитов в новый ГОСТ обусловлено тем, что эти сведения на практике используются в бланках документов структурных подразделений и бланках должностных лиц. Старый ГОСТ предусматривал возможность изготовления таких бланков, но соответствующие реквизиты не выделял. Фактически новый ГОСТ восстановил справедливость в отношении них. Сравните примеры бланков, приводимых в приложениях к стандартам далее.

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен реквизит 14 «гриф ограничения доступа к документу», который проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством. Применение такой ограничительной отметки на документах, содержащих информацию конфиденциального характера, – практика не новая. Такие отметки (пометки, грифы) конфиденциальности применяются не одно десятилетие, и в ранее действовавших стандартах (ГОСТ 6.30-90, ГОСТ Р 6.30-97) данный реквизит был. Например, в ГОСТ 6.30-97 о нем говорилось следующее:

Фрагмент документа
Свернуть Показать
ГОСТ 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (в ред. постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст)
3.13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
См. статью «Реквизит ограничения доступа» о том, как его применять, следуя требованиям законодательства, журнала № 9′ 2017
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Фрагмент документа
Свернуть Показать

ГОСТ Р 7.0.97-2016 восстановил данный реквизит с тем же названием – «гриф ограничения доступа к документу». В его состав входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая, как сказано в стандарте, может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации. См. Примеры 2 и 17.

Пример 2

Гриф ограничения доступа

Свернуть Показать
Гриф ограничения доступа

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ и должны быть закреплены в локальных нормативных актах организации.

Следует отметить, что в законодательстве нет единого мнения относительно названия данного реквизита. Если в законах этот реквизит назван «гриф», то в постановлении Правительства РФ – «пометка». Соответственно, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 использован термин, применяемый в законодательных актах.

Фрагмент документа
Свернуть Показать
Статья 8 Закона Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне»
...Устанавливаются три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну, и соответствующие этим степеням грифы секретности для носителей указанных сведений: «особой важности», «совершенно секретно» и «секретно»...
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Статья 6 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»
...4. На документах, предоставляемых указанным в частях 1 и 3 настоящей статьи органам и содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, должен быть нанесен гриф «Коммерческая тайна» с указанием ее обладателя (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Постановление Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности»
2.1. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

При использовании данного реквизита следует учитывать, что законодательством могут быть установлены дополнительные требования к его оформлению. Например, закон «О коммерческой тайне» предусматривает, что при представлении документов в органы государственной власти и органы местного самоуправления наряду с грифом «Коммерческая тайна» указывается полное наименование и место нахождения юридического лица или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя и его место жительства.

Еще один новый реквизит – «отметка об электронной подписи» (номер 23 в ГОСТ Р 7.0.97-2016) – используется для визуализации электронной подписи в электронном документе. Такая отметка была предусмотрена еще приказом Минкомсвязи России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».

При визуализации электронного документа на экране монитора или на бумажном носителе программными средствами воспроизводится данная отметка в том месте, где проставлялась бы собственноручная подпись должностного лица, если бы документ оформлялся на бумаге.

Фрагмент документа
Свернуть Показать

Следует иметь в виду, что данная отметка формируется программными средствами, не заменяет электронной подписи, а лишь выступает способом ее визуализации.

Объединение нескольких реквизитов в один и разделение одного реквизита на два

Что перетасовали, покажем в Таблице:

ГОСТ Р 6.30-2003 включал только два реквизита: «Государственный герб РФ» и «герб субъекта РФ», однако органы местного самоуправления тоже вправе иметь свои официальные символы (гербы, геральдические знаки)6.

Кроме того, объединение изображений гербов в один реквизит оправдано тем, что в одном документе может воспроизводиться изображение только одного из названных гербов. Оно помещается посередине над указанием организации – автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Обобщенный реквизит «эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» из старого ГОСТ Р 6.30-2003 в новом стандарте разбили на два реквизитами: «эмблема» и «товарный знак (знак обслуживания)». Использование эмблем и товарных знаков преследует различные цели и регулируется различным законодательством.

Изображение эмблемы, как и герба, помещается посередине верхнего поля бланка документа над организацией – автором документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. Изображение товарного знака (знака обслуживания) может воспроизводиться аналогичным образом или слева на уровне наименования организации – автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Изменения в оформлении реквизитов документов

Правила оформления реквизитов документов изложены в разделе 5 нового стандарта. Здесь изменения минимальны, поскольку основная задача при разработке каждой новой редакции стандарта – сохранить преемственность с предыдущим стандартом, ввести в новый стандарт только те изменения, которые действительно актуальны для практики документирования. К наиболее значимым отнесем следующие:

1. Приведено к единообразию проставление инициалов лица в реквизите «адресат». Напомним, что по ГОСТ Р 6.30-2003 при адресовании документа должностному лицу инициалы следовало ставить перед фамилией, а при адресовании физическому лицу – после фамилии. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 установлено единое правило: независимо от того, кому адресован документ (должностному лицу или физическому), инициалы ставятся после фамилии. См. Примеры 3 и 4.

В тексте документа при упоминании человека его инициалы также всегда указываются после фамилии, об этом сказано в п. 5.18 нового стандарта, где установлены требования к текстам документов.

Пример 3

Инициалы имени, отчества при адресации документа должностному лицу

Свернуть Показать
Инициалы имени, отчества при адресации документа должностному лицу
Пример 4

Инициалы имени, отчества при адресации документа частному лицу

Свернуть Показать
Инициалы имени, отчества при адресации документа частному лицу

2. Правила оформления реквизита «адресат» дополнены положением о том, что перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример 5

Адресуем господину

Свернуть Показать
Адресуем господину
Пример 6

Адресуем госпоже

Свернуть Показать
Адресуем госпоже

3. Новым элементом оформления реквизита «адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона / факса, если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте).

Пример 7

Электронная почта в реквизите «адресат»

Свернуть Показать
Электронная почта в реквизите «адресат»
Пример 8

Телефон в реквизите «адресат»

Свернуть Показать
Телефон в реквизите «адресат»

4. В пункте 5.18 нового стандарта (где говорится об основных правилах составления текста) появилось несколько новых положений.

Во-первых, о языках, на которых могут составляться документы в органах власти и организациях. Это:

  • государственный язык РФ или
  • государственный язык (языки) республик в составе РФ в соответствии с законодательством этих республик.

Во-вторых, если составляемый вами документ издается на основании другого, то его реквизиты необходимо привести – сослаться на соответствующий законодательный или иной нормативный правовой акт, ранее изданный распорядительный документ. Данная практика существует давно, просто сейчас это положение добавили в новый ГОСТ на оформление ОРД.

В-третьих, ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает возможность использования в текстах этикетных фраз. Это положение касается, главным образом, деловых писем, внутренней переписки организации (докладные, служебные записки и др.).

В стандарте, в частности, установлено, что в деловых (служебных) письмах могут использоваться:

  • вступительное обращение:
    • Уважаемый господин Председатель!
    • Уважаемый господин Губернатор!
    • Уважаемый господин Прохоров!
    • Уважаемая госпожа Захарова!
    • Уважаемый Николай Петрович!
    • Уважаемая Ольга Николаевна!
    • Уважаемые господа!

Заметьте, что в обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, а в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

  • заключительная этикетная фраза:
    • С уважением, …
Мнение
Свернуть Показать
Наталия Сараева, эксперт издательства «Бизнес-Арсенал»

ГОСТ Р 7.0.97-2016 закрепил использование этикетной рамки, когда «уважение» в документе проявляется дважды – это довольно распространенная практика.

Но скрупулезное прочтение п. 5.18 нового стандарта выявляет, что и вступительное обращение в начале текста со словом «Уважаемый», и заключительная фраза рядом с подписью с таким же словом «могут использоваться». То есть там нет требования задействовать их одновременно. Поэтому, если Вы считаете достаточным единожды назвать человека уважаемым (в начале или конце письма), то этого будет вполне достаточно.

Конкретные правила применения этикетных фраз устанавливаются Инструкцией по делопроизводству организации.

5. Правила оформления реквизита «отметка о приложении» дополнены возможностью указывать здесь электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), если он и является приложением.

Пример 9

Электронный носитель в отметке о приложении

Свернуть Показать
Электронный носитель в отметке о приложении

А состав документов и имена файлов, записанных на этот носитель, должны указываться на вкладыше (конверте), в который он помещается.

6. Оформление реквизита «подпись» (реквизит 22 по ГОСТ Р 7.0.97-2016) в целом основывается на правилах ГОСТ Р 6.30-2003. Вместе с тем имеется нововведение: «при подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением)». Может использоваться как сокращенное написание, так и полное:

Пример 10

Статус исполняющего обязанности отсутствующего подписанта

Свернуть Показать
Статус исполняющего обязанности отсутствующего подписанта
Пример 11

Статус исполняющего обязанности отсутствующего подписанта

Свернуть Показать
Статус исполняющего обязанности отсутствующего подписанта

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

7. Уточнены правила оформления отметки о приложении на приложениях к распорядительным документам (постановлениям, решениям, приказам, распоряжениям), если приложением является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом. Согласно новому ГОСТ на первом листе приложения проставляются:

  • отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ);
  • гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение (таким образом, задвоения его реквизитов не происходит).
Пример 12

В заголовочной части утвержденного документа (гриф утверждения и отметка о приложении сливаются воедино)

Свернуть Показать
В заголовочной части утвержденного документа (гриф утверждения и отметка о приложении сливаются воедино)

8. Дополнен новыми элементами реквизит «отметка об исполнителе». Как и раньше, здесь указываются фамилия, имя, отчество исполнителя, номер его телефона, но теперь сюда можно добавить наименование должности, структурного подразделения и электронного адреса исполнителя. Конкретный вариант оформления отметки об исполнителе определяется локальными нормативными актами организации по делопроизводству (для большинства организаций это Инструкция по делопроизводству).

Пример 13

Оформление отметки об исполнителе с добавлением новых атрибутов

Свернуть Показать
Оформление отметки об исполнителе с добавлением новых атрибутов

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера, чем основной текст документа.

9. Правила оформления отметки о заверении копии дополнены новым положением: если копия выдается для представления в другую организацию, данная отметка дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации.

См. статью «Оформляем отметку о заверении копии» журнала № 6′ 2018
Пример 14

Отметка о заверении копии

Свернуть Показать
Отметка о заверении копии

Эти правила были установлены еще Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан», но нашли отражение только в тексте ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Бланки документов

В связи с введением ряда новых реквизитов и исключением некоторых других были внесены изменения и в состав реквизитов бланков документов, что получило свое отражение в приложении Б нового стандарта (схемы расположения реквизитов) и приложении В, в котором представлены образцы бланков документов. Состав видов бланков (общий, письма и конкретного вида документ), а также правила их проектирования остались без изменений.

«Языковая» тема, начатая в п. 5.18 о тексте документа, повторилась и в п. 6.8 о бланках:

Фрагмент документа
Свернуть Показать
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

6.8. В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации:

угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации – справа) или

продольные (все реквизиты бланка на русском языке – сверху, ниже – все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации).

Для переписки с иностранными корреспондентами используют бланки на двух языках – русском и английском (приложение В.8) или ином иностранном языке.

Пример 15

Бланк письма организации на русском и татарском языке – государственном языке республики в составе Российской Федерации

Свернуть Показать
Бланк письма организации на русском и татарском языке – государственном языке республики в составе Российской Федерации

Обратите внимание на второй абзац п. 6.8 нового ГОСТ, где появилось положение, которого не было в стандарте 2003 года, но которое было в стандартах 1990 и 1997 годов. Оно о том, что для переписки с иностранными корреспондентами используется бланк, где «к левой колонке на русском языке» добавляется «правая колонка» на любом иностранном. Т.е. это будет опять же двуязычный бланк.

Пример 16

Бланк письма на русском и английском языках

Свернуть Показать
Бланк письма на русском и английском языках

Итак, мы дали общую характеристику новому стандарту – ГОСТ Р 7.0.97-2016, устанавливающему требования к оформлению документов и принятому взамен ГОСТ Р 6.30-2003, а также рассмотрели основные изменения в оформлении документов, вводимые новым стандартом. Пройдясь по этому выявленному списку изменений, вы сможете решить, что из новинок станете внедрять у себя. Тогда это еще надо будет отразить в своей Инструкции по делопроизводству (или ином ЛНА) и настройках шаблонов документов в СЭД.

Анализ содержания ГОСТ Р 7.0.97-2016 свидетельствует о том, что, несмотря на изменения в составе реквизитов и правилах их оформления, в целом сохраняется преемственность нового стандарта со старым ГОСТ Р 6.30-2003, действующим до 1 июля 2018 г. Новшества стандарта обусловлены, прежде всего, изменением законодательства в сфере информации и документации, а также применяемыми в практике работы с документами информационными технологиями.

А в заключение приведем образец полностью оформленного документа «в стилистике» нового стандарта – письмо на бланке структурного подразделения с грифом ограничения доступа.

Пример 17

Деловое письмо, составленное по правилам ГОСТ Р 7.0.97-2016

Свернуть Показать
Деловое письмо, составленное по правилам ГОСТ Р 7.0.97-2016
См. статью «Выхода каких нормативных документов “из-под крыла” Росархива ожидать в 2018 году» журнала № 5′ 2018
См. новость «Банк России готовит свои требования к длительному архивному хранению электронных юридически значимых документов» журнала № 6′ 2018
См. новость об изменении порядка ведения и хранения трудовых книжек журнала № 6′ 2018

Сноски

Показать
Бесплатно 1 номер журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  5 голосов

14 комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Елена Леонидовна, 5 июня 2018 11:48

Уважаемая Валентина Федоровна, поясните, пожалуйста, куда делся "0" в реквизите "Дата" при оформлении словесно-цифровом способом, например: 5 июня 2016 г.?
Прежний ГОСТ предусматривал оформление с "0", если дата не доходит до 10, например: 05 июня 2016 г.
И такой подход всех устраивал ( во избежание исправлений даты документа).
Я не рассматриваю даты, которые упоминаются в предложениях по тексту документа.
Вопрос касается реквизита "Дата" и оформление реквизита по-новому вызывает недоумение. Это ошибка, опечатка или преднамеренно внесено изменение в оформлении даты документа в новом ГОСТ?

+9

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (3 сообщения)
Янковая Валентина Федоровна, 5 июня 2018 12:27

Это преднамеренное внесение изменения в правила оформления реквизита «дата документа».
«0» появился только в предыдущем ГОСТе Р 6.30-2003 на оформление организационно-распорядительных документов. А в более ранних стандартах 1972, 1990 и 1997 годов его в данном реквизите не было.
Кроме того, дата проставляется одновременно с регистрационным номером документа и потому всегда связана с ним. Поэтому опасения ее фальсификации путем добавления «1» или «2» перед цифрой даты необоснованны (особенно при регистрации документов в системе электронного документооборота).

+1

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (2 сообщения)
Елена Леонидовна, 13 июня 2018 09:54

Спасибо за ответ, Валентина Федоровна!
Однако опасения в фальсификации даты вполне обоснованы. А вышеуказанные доводы не убедительны. ГОСТы, действовавшие в советское время, действительно не содержали требования к добавлению "0" при оформлении даты. Но в то время была уголовная ответственность за подделку документов и вообще это было другое время, в том числе в отношении оформления документов. Ссылка на то, что дата документа ВСЕГДА связана с регистрационным номером документа не состоятельна. Так как ряд документов не содержат регистрационного номера, например: заявления работников, объяснительные записки, акты об отказе от ознакомления, об отсутствии на рабочем месте, об отказе дать письменное объяснение, акты об отсутствии приложений к документу и другие документы. В некоторых случаях дата документа оформляется от руки. Нормативно не закреплено, что должны регистрироваться докладные и служебные записки. Вопрос регистрации вышеперечисленных документов организации решают самостоятельно в инструкции по делопроизводству. Для вышеуказанных документов реквизит "дата документа" является принципиальным реквизитом, поэтому прежний формат оформления даты был обоснован. Также у большинства коммерческих организаций и ИП отсутствует инструкция по делопроизводству и руководствуются они при оформлении организационно-распорядительных документов только ГОСТом. К тому же подавляющее большинство организаций пока еще не используют СЭД или используют частично. ГОСТ же распространяет свое действие на все организации, любых форм собственности, с бумажным и электронным документооборотом. Еще новый ГОСТ "потерял" возможность оформления "отметки о приложении" с формулировкой "только в первый (или другой) адрес", в случае если письмо направляется нескольким адресатам, а приложение к письму не всем. На практике такой подход используется до сих пор и не включить этот способ оформления из предыдущего ГОСТ, было серьезным упущением. Также по тексту нового ГОСТ указано, что гербы и эмблемы оформляются на расстоянии 10 мм от края листа, а в схемах расположения реквизитов, отмерено от края листа 3 мм, как это было в предыдущем ГОСТ. Всероссийскому научно-исследовательскому институту документоведения и архивного дела нужно было более ответственно подойти к разработке такого важного ГОСТа. К сожалению, проект Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, даже после доработки также содержит массу неточностей как по тексту, так и в приложениях.

+12

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (1 сообщение)
Администратор, 13 июня 2018 10:35

Елена Леонидовна, благодарим за высказанное мнение. Мы обязательно передадим его Валентине Федоровне.

+5

Ответить
Анонимный гость, 8 июня 2018 11:03

на стр.10 ГОСТ Р 7.0.97-2016 - "При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.", на следующей странице (11), приведен пример расположения должностей одна под другой. Что это опечатка?

Пример -
Заместитель директора по финансовым вопросам Подпись И.О. Фамилия
Заместитель директора по административным вопросам Подпись И.О. Фамилия

+9

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (3 сообщения)
Редакция журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии», 8 июня 2018 12:21

Уважаемые посетители сайта,
оформляйте подписку на журнал, чтобы получать конкретные ответы на свои вопросы, которые обязательно помогут Вам в работе.

-16

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (2 сообщения)
Анонимный гость, 8 июня 2018 13:57

С большим удовольствием воспользуюсь вашим предложением, возможно ли ответить на мой вопрос сейчас.

+3

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (1 сообщение)
Администратор, 8 июня 2018 14:35

Редакция журнала "Делопроизводство и документооборот на предприятии" совместно с авторами журнала вкладывает много сил в создание актуальных и полезных статей, в которых мы стараемся осветить все важнейшие вопросы по теме. Однако существуют нюансы и частные случаи - для ответа на такие вопросы необходима консультация по конкретному вопросу.
К сожалению, мы не имеем возможности отвечать на все вопросы посетителей сайта, ответы на частные вопросы предоставляются подписчикам журнала.
Благодарим за понимание!

-11

Ответить
Александра Юрьевна, 4 июля 2018 12:14

В стандарте, в реквизите "Справочные данные об организации", сокращение "ул." ставится после наименования, в примере бланка письма коммерческой организации - перед. Принципиально ли это?
И еще: проставление инициалов в реквизитах "подпись" и "гриф утверждения" перед фамилией соблюдать обязательно? Ведь новый стандарт теперь распространяется не только на ОРД? Потому что в бухгалтерских документах инициалы ставят после фамилии. Такая, практически, повсеместная практика. С уважением, Федорова А.Ю.

+1

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (2 сообщения)
Редакция журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии», 4 июля 2018 16:53

В настоящее время уже идет работа над статьей Валентины Федоровны Янковой с ее ответами на вопросы подписчиков нашего журнала, которые касаются применения и правильного понимания содержания нового ГОСТ Р 7.0.97-2016. Ее публикация запланирована в августовском номере журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии».

+1

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (1 сообщение)
Редакция журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии», 2 августа 2018 16:40

Статья «ГОСТ Р 7.0.97-2016 об оформлении документов в вопросах и ответах» опубликована. Ее можно посмотреть здесь.

+1

Ответить
Маргарита Федорова, 9 июля 2018 09:26

Добрый день. Помогите, пожалуйста, разобраться: нужно ли в приказах отмечать внизу исполнителя по типу, как отмечаем исполнителя в письме? Или в приказе достаточно согласования и подписи генерального директора?
И можно ли попросить Вас выложить пример организационного Приказа ?

+1

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (1 сообщение)
Администратор, 4 сентября 2018 17:11

Здравствуйте.
По данному вопросу ответ опубликован в статье «Оформляем приказ по обновленным правилам».

+0

Ответить
Анастасия Юрьевна, 14 августа 2018 10:48

Уважаемая Валентина Фёдоровна! Подскажите, поясните, пожалуйста, про месторасположение отметки о направлении документа в дело. Первый или последний лист документа?

+0

Ответить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.