Что нужно обязательно сделать кадровику в конце декабря

Наступил декабрь, а это значит, что у кадровика есть определенные дела, которые обязательно надо закончить до начала Нового года. Напомним, какие основные задачи стоят перед службой персонала (приведем необходимый минимум), чтобы в предновогодней суете о них не забыть и уйти на праздники со спокойной совестью.

1. Утвердить график отпусков на 2024 год. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков, который нужно утвердить за 2 недели до нового года – по 15 декабря 2023 года включительно (17.12.2023 – воскресенье, поэтому крайняя дата утверждения передвигается на 2 дня раньше). График утверждается руководителем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии). Напомним, что на учет мнения профсоюза потребуется дополнительное время, поэтому если у вас есть такой представительный орган работников, надо закладывать время на эту процедуру (еще минимум 5 рабочих дней, и то только если профсоюз выдаст мотивированное заключение, с которым работодатель согласен, см. ст. 372 ТК РФ).

2. Утвердить и согласовать с военкоматом документы по воинскому учету на 2024 год. К воинскому учету по вполне понятным причинам сейчас повышенное внимание властей, поэтому не стоит о нем забывать, и конец года – самое время им заняться, если раньше вы этого не делали. Проект приказа об организации воинского учета граждан, в т. ч. бронирования граждан, пребывающих в запасе, и план работы по осуществлению воинского учета и бронированию граждан необходимо утверждать и согласовывать в военкомате ежегодно до конца года. Форма приказа приведена в приложении № 4, а форма плана работы – в приложении № 17 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях (утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017).

3. Проверить и привести в соответствие численность иностранных работников на 2024 год.

Допустимую долю иностранных работников, используемых хозяйствующими субъектами, осуществляющими на территории Российской Федерации отдельные виды экономической деятельности на 2024 год, установило Правительство РФ постановлением от 16.09.2023 № 1511. Например, в большинстве регионов России в строительстве на 2024 год допустимо использовать не более 80% иностранных работников от общей численности работников. Вам следует проверить, подпадаете ли вы под включенные в указанный документ организации и не превышаете ли установленные лимиты, а при необходимости – привести число иностранных специалистов в соответствие с установленными нормами.

4. Составить, утвердить и ввести в действие номенклатуру дел на 2024 год. Структурные подразделения организации, в т. ч. кадровая служба, до конца года должны составить свои номенклатуры, из которых состоит общая номенклатура по организации. Рекомендуемая форма номенклатуры приведена в приложении № 2 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77). В ней указываются документы отдела кадров и сроки их хранения в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»¹ и Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)².

5. Проанализировать и подготовить кадровые документы к архивному хранению либо уничтожению. Сроки хранения документов по личному составу установлены ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле. Так, хранить документы надо, если делопроизводство закончено:

до 01.01.2003 – 75 лет;
после 01.01.2003 – 50 лет.

Причем указанные сроки не распространяются на документы по личному составу, для которых Перечень установил иной срок хранения.

Сроки хранения кадровых документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по ним было закончено, а реестров, книг, журналов – с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение. Поэтому, строго говоря, к архивации документы готовятся в январе – после окончания делопроизводственного года, но в конце года самое время посмотреть, какие документы ваш отдел будет готовить и сдавать в архив.

Экспертиза ценности документов поможет не только определить документацию, подлежащую архивному хранению, но и уничтожению. Документы временных сроков хранения: до 10 лет включительно в архив не передаются и по истечении сроков хранения уничтожаются; свыше 10 лет передаются в архив организации (но не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве).

6. Оформить работу на новогодних каникулах с 30.12.2023 по 08.01.2023. Не забудьте заранее определиться (уточнить у руководства), кому из сотрудников придется работать в предстоящие выходные и нерабочие праздничные дни. С сотрудников необходимо будет получить согласия на такую работу. Еще может потребоваться согласие профсоюза (ч. 5 ст. 113 ТК РФ). Причем напоминаем, что есть работники, которые не могут трудиться в такие дни, даже если не против (в частности, несовершеннолетние и беременные). После получения согласия необходимо издать приказ и ознакомить с ним работников.

7. Актуализировать ЛНА и другие организационно-распорядительные документы работодателя в связи с поправками в трудовое законодательство. Эту работу надо делать регулярно в течение года, мониторить законодательные изменения, внося корректировки в собственные документы, а также не забывать знакомить работников с новыми редакциями документов, но конец года и начало следующего – удачное время, чтобы провести эту задачу комплексно.

8. Утвердить и довести до сведения работников производственный календарь на 2024 год. Обязанности принимать собственный производственный календарь у работодателя нет, но практика показывает, что целесообразно доводить его до сведения работников (под личную подпись). Так они будут точно в курсе, какие дни являются нерабочими праздничными, а когда продолжительность рабочего дня сокращена на час.

9. Проверить, не нужно ли обновить самостоятельно разработанные и утвержденные формы кадровых документов, если в вашей организации принято ежегодно утверждать новую учетную политику либо в конце года в нее планируется внести изменения и/или дополнения. Напомним, что с 2013 г. унифицированные формы кадровых документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, не являются обязательными. Работодатели могут либо продолжить применять унифицированные формы (зафиксировав это решение в установленном порядке), либо самостоятельно разработать и утвердить их в учетной политике организации.

10. Проверить, не попала ли ваша организация в единый реестр проверок на 2024 год (proverki.gov.ru/portal). В реестре публикуются плановые контрольные (надзорные) и профилактические мероприятия (в том числе и профвизиты, которые заменили в условиях моратория внеплановые проверки) всех госорганов, включая и гострудинспекции. Кстати, Роструд недавно обновил чек-листы (приказ от 21.08.2023 № 180), а Минтруд России хочет расширить перечень индикаторов риска, которые используются контролерами при решении вопроса о проведении внеплановой проверки, добавив признаки зарплаты ниже МРОТ и отсутствие кадровых изменений при сокращении отчислений в СФР на 50%.