• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» ноябрь 2019

Как заверить копию, чтобы в ней не было подписи руководителя?

  • Рейтинг 5
  • 2 комментария
  • 483 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Часто в службу делопроизводства обращаются за предоставлением заверенных копий документов. В этом случае мы сверяем электронный и бумажный вариант, распечатываем документ с электронного носителя. Специалист, в обязанности которого включены полномочия по заверению документов, ставит штамп и свою подпись. Но в последнее время участились случаи, когда просят сделать копию с бумажного носителя и заверить ее. Поэтому возникли вопросы:
— Должна ли копия документа, требующая заверения, содержать личную подпись руководителя (ее копию)? Конечно, у нас есть техника, позволяющая снять копию с подписанного бумажного оригинала. Но стоит ли это делать?
— Какой документ может послужить основанием, запрещающим копирование личной подписи, и есть ли такой документ?


Руководствуйтесь определением из ГОСТ Р 7.0.8-2013: «копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа».

С помощью технических средств на другой бумажный носитель копируются абсолютно все идентификационные реквизиты оформленного документа, в т.ч. и собственноручная (личная) подпись руководителя. Получается некий «образ», картинка того, как выглядит подлинник документа, подписанный руководителем. На картинке-ксерокопии все реквизиты обычно в одном цвете (как правило, черном), даже если в оригинале что-то написано синим цветом, фон ксерокопии может иметь серый оттенок и другие отличия – это и позволяет отличить копию от подлинника.

Когда проект документа создается в системе электронного документооборота (СЭД), он еще не содержит рукописной либо электронной подписи. После проставления подписи руководителем служба делопроизводства (либо СЭД это делает автоматически) ставит на документе дату и регистрационный номер. Только после оформления этих 3 реквизитов на проекте документа он становится подлинником, обладающим юридической силой.

Копию надо снимать с подлинника (бумажного или электронного), а не с проекта документа! Это означает, что на копии обязательно должна быть скопирована подпись руководителя, который подписал оригинал этого документа. Из 3 возможных вариантов действий 1-й и последний содержат нужные вам «лазейки»:

1) если вы изготавливаете бумажную копию с электронного оригинала, на котором вместо собственноручного росчерка изображается визуализация электронной подписи, то и на копии личный росчерк руководителя не появится (Пример 1);

2) если же вы изготавливаете копию с бумажного оригинала, то на копии должна быть видна подпись руководителя в скопированном виде, обычно черного цвета (Пример 2);

3) вспомните о выписке! Она включает только часть скопированного содержимого оригинала, в т.ч. часть текста, и в этой «копии» в реквизите подписи может отсутствовать личный росчерк руководителя (Пример 3).

Юридическую силу копии и выписке придает отметка о ее удостоверении, которая включает подпись сотрудника службы делопроизводства.

Пример 1

Фрагмент заверенной копии бумажного оригинала: с подписью руководителя и отметкой о заверении копии

Свернуть Показать
Фрагмент заверенной копии бумажного оригинала: с подписью руководителя и отметкой о заверении копии
Пример 2

Фрагмент заверенной бумажной копии электронного оригинала: с подписью руководителя и отметкой о заверении копии

Свернуть Показать
Фрагмент заверенной бумажной копии электронного оригинала: с подписью руководителя и отметкой о заверении копии
Пример 3

Фрагмент заверенной выписки из бумажного оригинала

Свернуть Показать
Фрагмент заверенной выписки из бумажного оригинала
Сколько подлинников приказа подписывать? Что считать подлинником приказа, а что его копией? Что называют оригиналом и первым экземпляром документа? Ответы в статье «Сколько подлинников приказа подписывать?» в № 11’ 2019
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  1 голос

2 комментария
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Владимир, 12 ноября 2019 15:52

Похоже, примеры №1 и №2 перепутаны местами.

Как-то слишком категорично утверждается, что «Только после оформления этих 3 реквизитов на проекте документа он становится подлинником» Источник: http://www.delo-press.ru/questions.php?n=32783 Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки. Номер не является обязательным реквизитом, если ничего не поменялось. По крайней мере, для подавляющего большинства документов.

Засел погуглить сейчас определения "оригинал", "подлинник", "дубликат", "копия" и "выписка" и просто утонул. Электронная форма документов спутала всем все карты просто.

+1

Ответить
Владимир, 12 ноября 2019 17:07

А вот смежный вопрос, на который я так и не нашёл однозначного ответа. Предположим, я создал электронный оригинал документа, который затем подписал ЭЦП, а затем распечатал и подписал, то кто из них подлинник? Первый, второй или оба? Буду признателен за любое мнение.

+0

Ответить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.