Продолжаем тему учетных документов в архиве организации. Теперь расскажем о паспорте архива организации, хранящем управленческую документацию. Разбираться будем во всех подробностях, в т.ч. обговорим моменты, которые вы вряд ли найдете в методической литературе по его составлению.
В этом номере читайте 1-ю часть статьи. Какие организации и когда обязаны составлять паспорт своего архива? На какую нормативную базу опираться? Как заполнить адресную часть и раздел «Общие сведения»? Как считается количество фондов? Что учитывать при расчете площади архивохранилища? Как вычислить его загруженность в %?
Паспорт архива организации – еще один учетный документ архива, сложный, но крайне полезный, поскольку содержит аккумулированную информацию из всех основных учетных документов. Огромным плюсом является то, что паспорт состоит всего из 1 листа, в котором содержатся совокупные количественные показатели по всем архивным фондам, которые вы вносили в течение года во все учетные документы архива, т.е. паспорт может иметь и чисто прикладное значение. Вы сами поймете это, дочитав статью до конца. Однако сразу отметим: без качественного составления учетных документов архива вы не сможете составить достоверный паспорт, так что паспорт никоим образом не заменит их.
Паспорт архива – документ не новый. В 1993 году были изданы Основы законодательства РФ «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» 1. В ст. 19 Основ было установлено, что все документы государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации подлежат государственному учету. В соответствии с Основами Росархив в 1997 году утвердил Регламент государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации 2, одним из приложений к которому и являлась форма паспорта архива организации, хранящего управленческую документацию.
Вот тут внимательный читатель заметит первое отличие статуса паспорта в системе учетных документов архива: паспорт предназначен для государственного учета архивных документов, тогда как прочие учетные документы архива – для учета архивных документов 3 внутри организации.
А самый внимательный читатель заметит еще одно отличие статуса: паспорт архива является обязательным документом, но не для всех организаций. Почему? Потому что он предназначен для учета документов Архивного фонда Российской Федерации, к которым относятся только документы постоянного хранения, а в соответствии с законодательством об архивном деле организации, хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, являются источниками комплектования государственных или муниципальных архивов 4. То есть организации, не являющиеся источниками комплектования, вправе не составлять паспорт архива. Если в зоне вашей ответственности находится архив организации, не являющейся источником комплектования архивного учреждения, вы можете с облегчением отложить в сторону нашу статью, но мы не рекомендуем торопиться это делать. Помните, мы сказали о прикладном значении паспорта? Даже архивы неисточников комплектования могут здорово облегчить себе жизнь с таким паспортом. Интересно? Читайте дальше.
В связи с вступлением в силу Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» 5 Основы законодательства об архивном деле утратили силу, но и новый закон устанавливает обязательность государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. Кстати, в Основах законодательства об архивном деле и в Законе об архивном деле государственному учету посвящены статьи с одинаковым номером – 19 :)
Так почему мы вспомнили про утратившие силу Основы законодательства об архивном деле, когда есть действующий Закон? Потому что в соответствии с Законом об архивном деле новый регламент государственного учета не принимался – действует прежний Регламент 1997 года. На сегодняшний день это единственный документ федерального уровня, который дает разъяснения по составлению паспорта архива. В свободном доступе в Интернете есть множество пособий, рекомендаций, памяток, инструкций по заполнению паспорта, составленных архивными учреждениями как субъектов Российской Федерации, так и муниципальных образований. Но только в нашей статье вы найдете ответы на вопросы, которых вышеперечисленные памятки и инструкции даже не коснулись, но с которыми вы вполне можете столкнуться на практике.
Основной задачей паспортизации архивов организаций является определение количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архивах организаций. Регламентом государственного учета предусмотрены 3 формы паспорта архивов организаций:
- паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию;
- паспорт архива организации, хранящей кинофотофонодокументы;
- паспорт архива организации, хранящей...
