• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» апрель 2016

Как определить срок хранения документов по личному составу в связи с последними мартовскими изменениями в законе об архивном деле?

  • Рейтинг 5
  • 0 комментариев
  • 1843 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ


Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» с 13.03.2016 изменены сроки хранения документов по личному составу.

См. новость «Сократили срок хранения кадровой документации!», где в т.ч. приводится текст новой ст. 22.1 закона об архивном деле.

Из действующей статьи 22 «Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение», в пункте 4 которой устанавливается 75-летний срок хранения документов в организациях-авторах до их поступления в государственные и муниципальные архивы, исключены слова «документов по личному составу». Взамен введена новая статья с номером 22.1, устанавливающая новый критерий – 2003 год как условную границу при определении сроков хранения документов по личному составу. Очевидно, граница свидетельствует о том, что с этого года гарантируется достоверность, полнота и сохранность данных персонифицированного учета, которые обеспечивает в своих информационных ресурсах Пенсионный фонд РФ.

См. статью «Для каких организаций обязательны новые архивные правила? И у кого есть документы Архивного фонда РФ?»

Если документы по личному составу созданы до 2003 года (т.е. крайняя дата дела должна соответствовать 2002 году или ранее), то они подлежат хранению:

  • в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности после истечения указанного срока хранения (т.е. для части дел срок хранения в этот момент может быть увеличен вплоть до постоянного) в государственных органах и органах местного самоуправления, если они являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов (подпункт 1 пункта 1 статьи 22.1 закона об архивном деле; а в современной практике такой же срок сейчас устанавливается для хранения документов на предприятиях с долями государственной или муниципальной собственности в уставном капитале);
  • не менее 75 лет со дня создания – в иных организациях (подпункт 3 пункта 1 статьи 22.1 закона об архивном деле; это означает обязательность такого срока хранения для всех остальных коммерческих и некоммерческих организаций независимо от их организационно-правовой формы);
  • с даты поступления в архивное учреждение и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экпертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения – в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций (подпункт 2 пункта 1 статьи 22.1 закона об архивном деле).

Если документы по личному составу созданы начиная с 2003 года, то в этих же категориях организаций (пункт 2 статьи 22.1 закона об ­архивном деле) срок их хранения сокращается до 50 лет со дня ­создания.

Однако установлен срок хранения в течение 75 лет для документов по личному составу тех граждан, которые проходят государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой (прокуратура, таможенные органы, служба судебных приставов и т.п.; пункт 3 статьи 22.1 закона об архивном деле).

Обратите внимание: в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558 (далее – ПТУД) есть разные сроки хранения у документов по личному составу:

  • для наиболее ценных они составляют 75 лет, для некоторых даже ­постоянно;
  • для менее ценных они значительно меньше, например, 5 лет, 3 года, до замены новыми.

А новая статья 22.1 закона об архивном деле фактически поделила все документы по личному составу только на 2 группы1:

  • созданные начиная с 2003 года (им установила срок хранения 75 лет) и
  • созданные ранее (хранить 50 лет).

Других вариантов сроков хранения для документов по личному составу в законе просто нет! Закон имеет большую силу, чем подзаконные акты, в т.ч. ПТУД. В случае расхождений подзаконная нормативная база ­приводится в соответствие новому принятому закону.

Возникает вопрос: неужели теперь нельзя хранить часть кадровых документов постоянно или наоборот менее 50 / 75 лет (как это было раньше по ПТУД: 5 лет, 3 года и т.д.)?

Наше мнение следующее:

1. С внесением изменений в закон об архивном деле постоянные сроки хранения по ПТУД трансформировались в:

  • 75 лет ЭПК – для документов, созданных до 2003 года и
  • 50 лет ЭПК – для документов, созданных начиная с 2003 года.

Т.е. по истечении указанных лет проводится экспертиза ценности ­документов и часть из них может быть отобрана на постоянное хранение.

2. Только для кадровых документов, созданных начиная с 2003 года, срок хранения в 75 лет (как было раньше по ПТУД) законом обрезали до 50 лет ЭК.

3. А вот для кадровых документов с меньшим сроком хранения по ПТУД, чем в обновленном законе, не нужно повышать его до планки в 75 лет (по пунктам 1 и 3 статьи 22.1 закона) или 50 лет (по пункту 2 статьи 22.1). Например, приказ о краткосрочной командировке можно продолжать хранить всего 5 лет по статье 19 ПТУД. Иначе затраты на хранение кадровых документов существенно возрастут, а нововведения были призваны их сократить!

К этим рекомендациям вам стоит отнестись как к мнению опытного специалиста. Но далее всем нам нужно ждать разъяснений Росархива! А пока не будем подрывать сложившиеся основы архивного дела.

Еще обращаем ваше внимание на неудачные формулировки закона при установлении сроков: «в течение 75 лет», «не менее 50 лет», но «со дня создания». Неизвестно, как просмотрели архивисты эту формулировку в процессе согласования законопроекта. Со дня создания сроки хранения документов никогда не устанавливались ни в отечественной, ни в зарубежной архивной практике. Документы формируются в дела, поэтому необходимо учитывать понятие «крайние даты» документов дела, т.е. даты начала и окончания дела – это дата составления / регистрации / получения самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

В теории и практике архивного дела давно сложилось и соблюдается проверенное профессиональное правило исчисления сроков хранения документов: с 1 января календарного года, следующего за годом исполнения документа / завершения дела в делопроизводстве / окончания личного дела2, которое определяется датой приказа об увольнении.

Это может привести, например, к следующим сложностям с личными делами сотрудников. Датой создания личного дела обычно является дата приказа о приеме на работу:

  • если она 2003 года и позже, то срок хранения дела теперь составляет 50 лет со следующего за годом увольнения;
  • если же она 2002 года и ранее – то 75 лет.

Получается, что для личных дел нужно отслеживать срок создания, а группируются они при сдаче в архив организации по описям по году увольнения сотрудников из этой организации. На практике это может вызвать определенные сложности, которые поможет решить автоматизация.

И в заключение еще раз подчеркнем: нормы законодательных актов всегда применяются, поэтому разъяснений и методических рекомендаций по установлению временных сроков хранения документов по ­личному составу следует в ближайшее время ожидать от Росархива.

Продолжение темы в ответе на вопрос «Как в свете последних изменений закона об архивном деле определять сроки хранения личных дел?».

Сноски

СвернутьПоказать
  1. Отдельно стоят лишь документы о госслужбе, не являющейся гражданской, упомянутые в п. 3 ст. 22.1. Вернуться назад

  2. П. 4.28 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Вернуться назад

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  5 голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.